「5S活動 〜一時保管室の管理方法改善〜」

顧客から試験用で一時的に借りている機器等が梱包されていた段ボールを、一時的に保管する場所が一時保管室です。
広さは63平方メートル程になります。

改善前は、製番(※1)毎に一区画に荷物をまとめ、代表するダンボールに管理票を貼るという事だけが決まっていました。
この場合、まず管理票を探すのが大変であり、またその管理票を見てもどの範囲を使用しているのか？いつまで保管するのか？が解らない状況でした。
その為、一時的に保管するのではなく、ずっと何ヵ月も荷物を置きっぱなしにしたり、無駄にスペースを使ったり、管理票を貼らずに荷物が置いてある等の問題が発生しました。

どの様な管理方法が良いかWebや書籍などで調べてみましたが、どれも大規模な倉庫の管理方法でバーコードを使用したり、管理用のソフトを導入したりと大がかりなものばかりで、小規模で簡単な管理方法は見つかりませんでした。
そこで、5S推進室で会議を開いて議論し、独自の新しい管理方法を考えました。
改善する為のポイントは、荷物の管理者、使用製番、保管期間、使用範囲を明確にする事です。

まず、使用範囲を明確にする為、一時保管室のタイルカーペットの貼り替えを行い、下図の様に通路と荷物を置くスペースとに分けました。

図1. タイルカーペット貼り替え前

図2. タイルカーペット貼り替え後

1マスが50ｃｍ四方のタイルカーペット1枚となっています。
タイルカーペットは2色ありましたので、水色部分を通路、白色部分が荷物を置くスペースとしました。

次に一時保管室にホワイトボートを設置し、スペースを使用する場合はホワイトボードに管理情報を記入する事を義務づけました。
ホワイトボードの記入例は以下の通りです。

図3. ホワイトボード記入例

タイルカーペット4枚を1スペースとし、使用するスペースに番号を記入、該当する番号に製番、製番名、管理者、使用期間を記入する事にしました。
そして、ホワイトボードの管理情報と実際の使用状況が合っているかどうか、一週間に一度点検を行う事にしました。

• PC等で管理するのではなく、ホワイトボードで管理する事により、荷物を置いてすぐにホワイトボードに記入出来る為、管理情報を記載しない等の問題はなくなりました。
• その場で管理情報と実際の使用状況が解る為、一週間に一度の点検が楽になりました。
• 使用範囲が明確になった為、顧客に返却できる機器は返却し、段ボールを重ねる等して、無駄にスペースを使用しない様に皆さんが意識する様になりました。
• 管理者以外の人が荷物を探しに行った時に、どこに何があるかがすぐに解る為、荷物を探す時間も短縮されました。

管理方法を改善した所、様々なメリットがありました。