「入社3ヶ月で感じた、ソフテックという会社の特徴」

今ソフテックでは、「Notes」というグループウェアを使用しています。Notesでは日々の作業報告や情報共有、社内情報の管理など、ソフテックのあらゆる情報が詰め込まれており、いわば「ソフテックの命」ともいえるツールです。社長や役員を含めた全社員がこのNotesを介して報告や情報管理を行っておりますが、ここではその中で、Notesメールの機能を使用した日報報告に関して書かせていただきます。

ソフテックでは、全社員がNotesメールを利用し、研修中の新入社員は一日に一通以上の日報報告を行っています。日報の内容としては次のような項目に分けて報告を行ないます。

• 【要約】・・・作業報告を簡潔にまとめる
• 【Quality】・・・その日の作業に対する不具合、進度など「品質」に関する報告
• 【Cost】・・・かかる費用や利益、工数など「コスト」に関する報告
• 【Delivery】・・・完了予定時期や残件など「スケジュール」に関する報告
• 【ISO】・・・作業や情報の文書化による「品質管理」に関する報告
• 【詳細】・・・作業報告の詳細を、分かりやすく記載する

以上の項目に則し、見る人にとって分かりやすく、正確な報告を行っております。最初は、「顔も合わせずに報告を済ませていいのだろうか？」という疑問がありましたが、実際にNotesで日報報告や作業状況を報告する中で、様々なメリットを感じています。

その中でも最も特徴的なのは、社内全体での情報共有が行えるという事です。口頭での会話は、その当事者間でしか内容を共有できず、他の人には伝わりませんが、Notesでは上司だけではなく、グループのメンバー、同期の新入社員から社長に至るまで、情報を伝えたい方全てに報告をします。実際に、私が研修で行き詰っている内容を報告したところ、研修担当ではない先輩からアドバイスをいただいた経験があります。社長直々にコメントをいただける事もあります。最初は戸惑いも感じましたが、今ではNotesを利用した情報共有に、口頭での報告にはない良さを感じています。同期の新入社員の日報報告を見て、刺激を受けることもたくさんあります。

また、Notesを介して報告を行う事で、まず自分の中で情報をまとめ、整理することができます。「伝えるべき情報の要点は何か？」「見る人に分かりやすい文章となっているか？」を考えることで、自分の頭の中で情報を整理し、相手にも情報が伝わりやすくなります。私も入社してから毎日1通以上の日報報告を行っておりますが、分かりやすく正確な報告というものはまだできておりません。先輩の日報を見させていただくと、現在の状況、進捗状況、今後の予定などが簡潔にまとめられ、分かりやすく伝わるのですが、私の文章は日記のように自分の考えを書き連ねてしまい、読む人に状況が伝わりにくい文章となってしまいます。毎日の日報作成を通して、しっかりと自分の頭の中で情報を整理し、分かりやすい文章でまとめることの重要さを感じています。

また、報告は、その内容だけでなく、迅速さや正確さも求められるという事も、上司や先輩社員から学びました。
私の上司が、「最も大切な報告は、何も進んでいないという報告だ」という話をしているのを聞き、驚くとともに自分の考え方について考え直した事があります。仕事には納期というものが存在し、それまでに作業計画、作業工数を決め、そのスケジュールに沿って仕事を進めていきます。報告が逐一なされていれば、もしスケジュール通りに進んでいなくても周りがその状況に気づき、スケジュール変更や周りのサポートなども含め、様々な対策をとることができますが、報告がなければ状況は変わらず、後になって慌ててしまうという状況になってしまう事も考えられます。

私自身も、学生時代は事後報告ばかりで、報連相の重要さを認識できていませんでしたが、実際に先輩社員の方のサポートをいただきながら研修を進めていくと、いかに迅速で正確な報告が大切かを実感しました。学生時代であれば、何か課題が提出されていない、報告がないといった状態になっても、誰かが知らせてくれ、助けてくれます。しかし、会社では迅速な「報連相」が行われないと作業に遅れが発生し、その遅れにより、お客様や上司、先輩に迷惑がかかってしまいます。
また、いくら報告をしても、その内容が曖昧であったり、都合の悪い内容は含まれなかったりといった事では、社員同士での認識違いが起き、円滑に作業が進められなくなってしまいます。まだまだ十分な報告ができているとは言えませんが、先輩の日報報告などを参考にしながら、迅速で正確な報告ができるよう心掛けています。

ソフテックでは、5S活動に力を入れています。これは「経営理念」の中にある「人事理念」にも明記されており、ここでは5S活動の中で、「挨拶運動」について紹介させていただきます。

図1. 挨拶運動チェック表の例

挨拶運動は週1回開催され、笑顔、爽やかさ、声の大きさ、姿勢の各項目に関し、挨拶を行う中で担当の社員によるチェックを受け、各担当者が上記のチェックシートで、挨拶の様子を評価します。チェックシートで評価が可視化されることで、自分の挨拶が相手にどのように映っているのかが分かると共に、挨拶に対する意識が高まっています。初めて人と顔を合わせる際、挨拶が相手の第一印象を大きく左右しますが、自分で自分の挨拶をチェックするという機会はなかなかありません。実際にチェック担当の社員と挨拶を交わし、チェックを受けることで、視線やお辞儀の角度など、自分では気づかない細かい改善点も指摘していただくことができます。私は、自分が挨拶をした後、相手の挨拶が終わって頭が上がる前に歩き出してしまい、マイナスイメージをもたれてしまうというご指摘を受けた経験があります。挨拶一つで、自分の意思とは違うイメージを与えてしまう事があるという事を学びました。

また、ローテーションでチェック担当の社員も入れ替わり、実際に社員の挨拶をチェックする側も経験します。実際にチェックをする事で、相手の目を見て挨拶ができているか、声の大きさはどうか、爽やかな挨拶か、など、それぞれの方の良い部分、改善点などが見えてきて、自分の挨拶を見直すきっかけにもなります。ソフテックでは「日本一あいさつの良いソフトハウス」を目指しています。それが具体的にどのような挨拶なのかは明確ではありませんが、毎週の挨拶運動や、来客時の全員での立礼を通し、社員一人一人の挨拶への意識は非常に高く、ソフテックとしても挨拶に誇りを持っています。

入社して間もなく、フレッシュマンセミナーという講座を受講させていただきました。ここでは学生から社会人になるにあたっての心構えを学び、他の新入社員の方との意見交換やディスカッションを行いながら、有意義な時間を過ごさせていただきました。特に、一緒に参加した新入社員の仲間や、引率していただいた先輩社員の方とは、三日間生活を共にすることで、親睦を深めることができました。また、セミナーには他企業の新入社員も多数参加しており、たくさんの刺激を受けました。

特に印象に残っているのは、電話応対や名刺交換、挨拶の仕方など、マナーに関する講義です。お客様の応対をする際は、一個人としてではなく、会社の代表として応対するという責任が生じます。自分一人の非常識が、会社の印象を大きく下げるという事態にもつながります。言葉遣いや態度などマナーを学ぶと同時に、会社の一員としての責任感が強くなった講義でもありました。実際に実演形式でお客様の応対を行い、名刺の受け渡しや電話応対を行いましたが、名刺の渡し方、しまうタイミング、電話応対では留守の場合など様々な状況が考えられ、対応に困ってしまう場面が多くありました。最初からすべてを覚えることは難しいので、まずは電話応対をしっかりと行えるようになろうという目標を立て、現在でも会社にかかってきた電話には進んで出るようにしています。最初は会社名や名前が聞き取れなかったり、保留にしたつもりで電話を切ってしまったりというミスもしてしまいましたが、先輩からご指導をいただきながら、今では自信を持って電話をとれるようになりました。

そしてこのセミナーを通して最も強く感じたことは、家族や恩師、友人など、私と関わってくれた全ての人に対する感謝の気持ちです。ある講義の中で、自分がこれまでに出会った人の名前を、思いつくだけ書いていくという作業がありました。家族や親せき、友人や恩師と書かれる名前が増えていくにつれ、全ての方への感謝の気持ちが芽生え、いつか社会人として恩返しをしていきたいという気持ちになりました。今まで多くの方に支えていただき、様々なものを「与えていただく」立場だったのが、自立して「与える」立場になりたいという気持ちに変化しました。この瞬間が、自分の中で社会人としての第一歩だったのかなと思います。もちろんまだまだ会社や先輩社員にご迷惑をかけてばかりの毎日ですが、技術的にも、人間的にも日々成長して、いつか社会に貢献できる人間になりたいと思います。

学生から社会人という立場になり、不安も多くありましたが、このセミナーを受講させていただいたことで、自分を見つめ直し、新しい生活を新たな気持ちで迎えることができました。