「5S活動の現状」

5Sチェックの結果はチェックを行った人が報告することにしていますが、他の業務を優先して報告が遅くなることがありました。　チェックで問題のある箇所については「その時、その場」で改善したいため、チェック後、すぐに報告を行ってもらうのがよいのですが、その日のうちに報告するのはいいほうで、数日後に報告が行われることもあります。　これでは社内状況が変わっていることや、問題のあった人がいないこともあるので、報告が遅れると対処のしようがありません。

5Sチェック結果は社内メールで配信されますが、問題が指摘されているのに見ていない人もいます。　問題があっても改善の指導も何もないのですから、その人は同じ指摘を何度もされることになります。　その人のレベルアップにもなりませんし、会社で取り組んでいる5Sにもよい影響は出ないと思います。

問題点2とも関連することなのですが、5Sチェックを行ったときに「これは問題だなぁ」、「この場所、もう少し整理整頓できないかなぁ」ということを感じている人は意外と多くいます。　そのような内容が度々報告されるものの、長い間放置されているような場所もありました。

問題点1、問題点2への対策として、5Sチェック後に、問題箇所の確認を行うようにしました。
この対策により、「その時、その場で」改善できるようになります。　また、問題があった人に対して、何が問題あるのか、どのようにすればよいのか話をすることで、問題点の改善に役立ててもらうことができます。
勝手にチェックして勝手に減点しているということもなくなり、５Ｓ推進の妨げにつながる『社員の不満』も少なくすることにつながります。

問題点3の対策として5S推進室員のミーティングを行うことにしました。
それまでは何らかの対処が必要になったときに不定期で行っていましたが、推進状況の確認、現状の問題点への対処、各取り組みの改善要素検討などを月1回行うようにしています。　検討した内容は次月で対処を行い、その内容についてのチェックも行います。
この対策により、問題があるとわかっている場所への対策も取れるようになり、全員で5Sを実施しているという意識が高まっていると思います。

挨拶をしないような状況になった背景には、「挨拶をしない」という雰囲気があったためだということがわかってきました。　若手社員は先輩社員を見ていますから、雰囲気を作っている先輩社員が挨拶をしないと、若手社員も挨拶をしなくなります。
挨拶をすることで、その人とコミュニケーションが取れるようになり、報連相も行われるようになります。

来客時に挨拶をしないということについての原因は他にもあり、『何を言えばいのかわからない』というものもありました。　店舗であればお客様には「いらっしゃいませ」、「ありがとうございました」などわかりやすいのですが、ソフテックの事業所は店舗ではなく事務所です。
そのため、お客様にどのような挨拶をするのがよいのかわからず、挨拶しないという人がいました。　挨拶の仕方がわからないので挨拶しないのは勿体ないと思います。　ソフテックの挨拶ガイドラインを決めて、社内に周知、実施させることで挨拶も行われるようになってきました。

これまでも挨拶をするように何度も言われていましたが、十分に出来ているとはいえない状態でした。　同じやり方だけでは同じことの繰り返しになることは見えていましたので、荒療治として『挨拶運動』を考えました。
『挨拶運動』とは、出社時間に会社の入り口に立ち、出社する人に挨拶をするというものです。
「小学校、中学校じゃないのだから、、、今更そんなことするのか？」とか「そんなことして効果があるのか？」という考えもありましたが、挨拶活性化のために何か行動したいという思いがあり、実施することになりました。

挨拶運動を行うにあたり、まずは推進室員が挨拶運動を行いましたが、ソフテックはフレックスタイム勤務であるため、挨拶運動の実施時間と社員の出社時間が合っているのか？、挨拶を行う場所は適切か？など、手探りで進めていき、なんとか形にすることが出来ました。
何回か実施したころ、挨拶をされる人にもいろいろいることが見えてきました。

図1. 挨拶運動の様子

しっかりと挨拶を返してくれる人もいるのですが、そうでない人もいます。

たとえば、

• 挨拶運動を行っていることに、びっくりする人
• ぼそぼそ小さな声で挨拶をする人
• 歩きながら挨拶する人
• 無視する人

などなど。