「入社して感じたNotesのチカラ」

私は中国上海の出身で、今年（2009年）4月から入社した新入社員です。入社してからたったの4ヶ月ですが、Windowsアプリケーションの開発において、ソースのコーディング、ソフトの設計、テスト、お客様との打ち合わせなど、多くのことを勉強できました。そして、これからはマイコンの勉強を始めます。ソフテックのそういうマルチスキルを身につけられるところは私の入社動機であり、全面的に成長できることを楽しみしています。

ところで、私達が毎日の仕事中によく使うものと言えば、やはりNotesです。社会人になる前にNotesを知っている人が多くなくて、私も入社前にNotesというものを全く知りませんでした。しかし、実際の仕事に入ってからますますNotesのチカラを感じて、今回のソフテックだよりで皆さんにソフテックのNotes応用を紹介致します。

Notes（正式名称：Louts Notes）はIBMが販売しているグループウェアです。文書共有、電子メール、電子掲示板などの機能をユーザが組み合わせて使われています。

「ノーツは会社のいのちです。世の中ノーツを使っている企業はたくさんありますが、ソフテックのようなノーツを徹底的に応用している中小企業は滅多にありません」。入社式で社長のその発言をずっと覚えています。当時、その話の意味をよく理解できませんでしたが、今考えると、Notesがなければ、確かにどんな仕事もうまくいけません。（図1参照）

図１. 入社式（社長挨拶）

入社した時には、社内の情報、資料、専門用語などほとんどわからなくて、何も出来ない自分に無力感を感じていました。何か調べればすぐわかる、「辞書」みたいなものがあればいいなあと思いました。実は、ソフテックではNotesを通してその「辞書」の機能をちゃんと備えています。ソフテックのNotesにはすべての情報が種類ごとに分けられ、調べれば欲しい情報を閲覧できます。（図2、図3参照）Notesをうまく利用すれば、作業中の問題も自力で解決できます。

例えば、ソフト開発のステップとして、設計書、試験項目書、レビュー記録などのISO品質記録文書は必要です。しかし、最初は文書のフォーマットもわからなくて、作業はなかなか進められませんでした。先輩からNotes上ISO文書のデータベースがあることを教えて頂き、自分で調べたら、ISO各文書のフォーマット、既存の納品文書など全部揃えていて、とてもいい参考になりました。

図2. ワークスペース画面

図3. 多くの情報が並んでいます

一方、Notesで情報を調べると、プロジェクト別コスト実績表、会社組織、就業規則、月次決算報告などの内容を含めて、すべての情報はわかります。ソフテックの情報開示、透明性の一面も確実に感じられます。
従って、ソフテックでは、Notesを活用して、情報を収集することは基本だと思います。

報連相（ホウ・レン・ソウ）とは報告・連絡・相談のことです。仕事の進捗・内容を常に上司に伝え、困った時には相談させていただきます。そうすれば、無駄な作業を避けられ、上司も仕事の質を判断してフォローできます。会社にとっては、報連相は大事なことで、ソフテックの経営理念にも迅速透明・報連相を明確に要求されています。

もちろん、報連相は口頭でも行いますが、それだけでは不十分です。ソフテックでは自分の仕事に対し、Notesメールで日報報告を出す義務があります。私も毎日日報報告を書き、当日の仕事内容を報告しています。それで、上司が作業の質・進捗を把握でき、スケジュールの調整もできます。日報報告を提出する時、自分の上司だけではなく、所属グループの全員、係長、取締役、社長まで送信しています。つまり、その仕事と関係ない人も内容を把握できるし、アドバイスしたり、質問したりすることができます。管理職も私の日報内容を見て、指示を出して、常に仕事の流れを指示できます。適切なフォローがあれば、無駄な仕事を避けられて非常に心強いです。

逆に、私も常に先輩たちの日報を見て、最初は書いてある内容を理解しにくかったのですが、だんだん慣れてきて、先輩の仕事振りを参考しながら、自分の作業に活用することができました。

新入社員研修の時、報連相に関するビデオ学習を行いました。ある会社の社員が工場に出張し、毎日の進捗を部長に電話で報告していました。ただ、部長に報告したから、自分の上司である課長に報告することを忘れてしまって、結局、最後の会議で大きな問題を起こしてしまいました。ソフテックでは、出張中にもノートパソコンを使ってNotesを利用できます。あらゆる状況を迅速に社内へ報告できるし、報告の内容も上司、管理職が全部見れるから、ビデオに起こったようなミスを完全に防げます。そのように、Notesを通して、ソフテックは社内の報連相を徹底的に実施しています。作業ミス、指示ミスを最低限に抑えられます。

ソフテックでは、Notesは意外なところにも活用できます。

例えば、最初、私は先輩たちとのコミュニケーションをうまく取れないことに困りました。休憩の時にみんなと話したいが、どんな話題を展開すればいいのか、全くわかりませんでした。その悩みを解決してくれたのもNotesでした。Notesに自己紹介のデータベースがあって、出身地、学校、興味などの情報が記載されています。先輩の好みをわかっていれば、だんだん話しも盛り上げることができました。（図4参照）

図4. よく使うデータベース

また、新入社員研修の大難関「電話応対」にもNotesのチカラを発揮できます。初めての「電話応対」は、きっちり心構えしてもやはり難しく、なかなかお客様の会社名と名前を聞き取れませんでした。そして、電話を回す人の苗字が何名もいる場合には、誰に伝えるべきかわからなくて、再度お客様に確認することもありました。先輩に何か「電話応対」の裏技がありますかと質問したら、答えはNotesを見ることでした。
Notesには出張スケジュールと来客情報のデータベースがあって、お客様の情報を調べられます。このお客様の担当者は誰か、大体DBの情報でわかります。もちろん、電話を取ってから調べるではなく、常にそれらの情報を把握すべきです。ある程度の情報を覚えたら、「電話応対」もだんだん円滑になりました。

ソフテックでは、毎日最初の仕事はNotes上のメール確認です。まず、自分の日報に対して上司からの返信、他の人の日報、社内活動のお知らせなどを確認し、次ぎは相関するデータベースで出勤、出張、休みの状況を把握して、会議室の予約を見て、来訪のお客様、及び接待者の状況を確認します。とにかく、朝からNotesで全社一日の流れを確認してから自分の仕事を始めるわけです。
そして、退社前は自分の一日の仕事を日報で報告して、帰ることになります。一日の仕事はNotesから始めて、Notesで終わります。

自分が社会人になって、ソフテックのNotes応用を実感し、ようやく入社式での社長のお話がわかるようになりました。ソフテックの経営理念の中には「社員一人ひとりの意見や苦情が自由に申し出られるような環境を作るとともに、会社の状況や意向が全社員に素早く正確に伝わるような環境を維持しなければならない」という一文があります。そのように、ソフテックが求めている迅速透明・報連相はNotes応用で確保されています。

Notes応用は会社によって違いますが、ソフテックはNotes応用と経営理念をきちんと結びつくように努力しています。もっとNotesの使い方を勉強して、どんどんソフテックで成長していきたいと思います。

以上、新社会人の拙い文書を最後までお読みくださり、ありがとうございました。
自分もまだまだ未熟で、これから早く一人前の社会人になるようにがんばりたいです。