「出張準備あれこれ」

東京近辺のお客様へ出向く場合は、日帰り出張となります。 コロナ以前は打ち合わせを対面で行うことが主流だったため、日帰り出張が多くありました。 コロナ以降はWeb会議が主流となったため、対面での打ち合わせは少なくなりました。 そのため、日帰り出張は比較的近距離のお客様との御立会検査や納入品の現地確認作業が主になります。

日帰り出張の場合、気を付ける点としては、以下のようなことがあります。

①遅刻しない
当たり前ではありますが、一番重要な点になります。移動手段は電車などの公共交通機関を利用した移動が前提になります。 通勤とは違う経路になりますので、事前に経路を調べて、余裕を持って到着するようにします。

②荷物を忘れない
こちらも当たり前ですが、忘れ物が無いように注意します。 納入品の動作確認をする場合は、事前に機材一式を送付するケースが多いですが、開発の初期段階における現地調査などは、 デバッグ機材をハンドキャリーで持っていくケースがあります。例えば以下のような機材です。

• デバッグ、モニタ用ノートPC
• 調査用機材 … ミラーポート付きHUB、テスター、ラインモニタなど
• 各種ケーブル … LANケーブル、シリアル通信ケーブル、USBケーブルなど
• 工具 … ドライバ、ニッパ、ハサミ、リード線など
• その他 … 作業着、安全靴、脚絆、ヘルメット、通信端末、USBメモリなど

必要なものを忘れることはないですが、あったほうが良い機材は忘れる可能性はあります。 使わない可能性もありますが、忘れてしまうといざ使うとなった場合、大いに困りますので注意が必要です。 現地作業の「先行検討」を行うことで、忘れ物が無いようにします。現地作業の「先行検討」については、 『ソフテックだより 第192号「現地調整での難しさ・経験・感じたこと」』 や 『ソフテックだより 第176号「現地調整を成功させるために 〜作業手順書の作成〜」』 などをご参考ください。

現地作業が遠方の場合は宿泊出張となります。
ソフテックはFA(Factory Automation)業界のお客様が多く、工場に伺って作業をする場合も少なくありません。 工場は都心から離れている場所が多いため、現地作業は宿泊出張になることが多いです。 （…現場によってはリモートで作業できるように準備いただける場合もありますので、その場合は現地に伺わず作業できます。）
現地作業が一日しかない場合であっても、始発で行って作業開始時刻に間に合わない場合や、 現地作業完了後に帰宅しようとしても終電に間に合わない場合は、宿泊出張となります。 私個人の目安としては、移動が3時間を超える場合は、宿泊出張を前提として見積もりから進めています。

宿泊出張の場合、気を付ける点としては、宿泊先のホテルや現地までの移動手段の予約は早めに行う、になります。 観光地の付近や工事が盛んに行われている地域の場合は、ホテルも飛行機も直前の予約が難しい場合があります。 特にホテルに関しては、予約が取れないと現場まで1時間以上もかかるホテルを予約せざるを得ない場合もあります。 直前に予約しても大丈夫だろう、と高を括っていると痛い目を見ます。

その他、気を付ける点としては、体調管理を普段以上に意識すること、が挙げられます。 現地作業は開発の仕上げということもあり、普段より気を張っている状態です。 また、普段の環境と違いますので、疲れが溜まりやすい状態ではありますが、疲れに気づきにくい状態でもあります。 そのため、現地作業中は、体調は問題ないと感じていても終わりに近づくにつれ、少しずつ気が緩み、体調が悪化するということもあります。

最後に海外出張の際に気を付ける点について紹介します。

・時差ぼけ
「時差ぼけ」という表現からただ単に頭が回らないだけ、そんなに深刻なことではないような印象を受けます。 私はそのように考えていたので、「時差ぼけ」になんかならないよ、なったとしても大したことない、という考えでしたので特に対策を考えていませんでした。 ただ、ヨーロッパへ出張に行った際、初めて、「時差ぼけ」になり、これはしんどい、ということがわかりました。 「時差ぼけ」というかわいい表現ではなく、もっと強烈な表現にしてほしいと感じました。
私の場合は強烈な頭痛に見舞われました。時差ぼけの準備を怠っていたので、頭痛薬も持っておらず、2、3日、頭痛に苦しみました。 頭が回らないというのはあっていて、こんなに頭が痛ければ頭も回らないなぁという感じです。

・移動時間がよくわからなくなる
アメリカのニューメキシコ州に出張へ行った時の出張のチケットは以下となります。

図1.  飛行機時刻表

行きのスケジュールを見ると、
 成田空港 発(7/22 17:25) → サンフランシスコ空港 着(7/22 10:51)
 サンフランシスコ空港 発 (7/22 13:49) → アルバカーキ空港 着(7/22 17:10)

成田空港を7/22 17:25に出発して、アルバカーキ空港に7/22 17:10に到着します。
移動時間はマイナス15分です。初めて見たとき、なんだこれ？と思いましたが、時刻は全て現地時間での表記というだけでした。 日本とニューメキシコ州の時差は15時間ですので、日本時間にすると、7/22 17:25発 7/23 8:10着となります。

・食事や気候は何とかなる
人によって食事が合う合わない、気候が合う合わないはあるかと思いますが、食事や気候は事前に把握していることが多いため、ある程度覚悟して現地に向かうことになります。
そのため、意外と食事や気候で体調を崩すことはありませんでした。私は暑いのは苦手ですが、ベトナムやタイなど蒸し暑い国に行ってもそれが理由で体調を崩すことはありませんでした。
食事に関しても、私の場合は一週間程度の出張ですので、日本食が恋しくなるといったこともありませんでした。 ベトナムやタイの場合は、日本食の店も多く、また、コンビニもありますので、食事に困りません。むしろ日本で食べるよりもおいしく感じることが多かったです。