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ソフテックだより 第19号(2006年6月7日発行)

技術レポート

「グループウェア Lotus Notes」

ソフテックでは、情報共有・蓄積のためのツールとして Lotus Notes(ロータス ノーツ)を採用しています。
今回は、Lotus Notes とは何か、NotesとRDBの違い、Notesの特徴、そしてソフテックでの利用方法を説明いたします。

1.Lotus Notesとは

Lotus Notes(以下、Notesと略)とは、Lotus社(現在はIBM社の一部門)が開発した文書型データベースのシステムです。
一般的に「グループウェア」と呼ばれ、会議室・掲示板・メール等といった機能があり、企業内の情報共有を効率良く行なえるようになります。
Notesは、主に文書を蓄積していく形式のデータベースに向き、文書だけでなく音声・画像・数値データといったデータもまとめて扱えるため、高度な情報共有を行なうことができます。

2.NotesとRDBの違い

一般的にデータベースと呼ぶと、SQL等のリレーショナルデータベース(以下、RDBと略)のことですが、Notesは文書型データベースの形式を持ちます。

RDBは、整合性を持った表の形式(定型データ)を持ち、そういった定型データの蓄積・解析を行うデータベースのことです。
定型化したデータ(一定の規則性を元に分類されたデータ)の解析に向く反面、柔軟性が必要な文書データの管理は難しい傾向があります。

それに対して、Notesは文書を蓄積していく形式であり、定型化しにくいデータをそのまま保存して管理するデータベースです。

定型化しにくいデータをそのまま管理できる反面、RDBのようなデータの解析は難しい傾向があります。
また、Notesはデータベースやインターフェースが一体化しているため、それらを連携させやすく、ワークフロー処理に向きます。

  Notes RDB
データ構成 柔軟性を持った文書蓄積型データベース 2次元で整合性を持ったリレーショナルデータベース
定型データ解析
文書蓄積管理
データの柔軟性
整合性
トランザクション
向くもの 文書管理、ワークフロー 定型データ解析

表1. NotesとRDBの違い

Notesはデータ解析処理に向きませんが、NotesPump や DECS(Domino Enterprise Connection Services:ドミノ基幹連携サービス)と呼ばれる機能を使うことでRDBと連携を取ることができるため、Notesの短所を補ったシステムの構築ができます。

これらのRDB連携機能を使えば、「入力インターフェースやワークフロー等をNotesで実装し、データ解析等をRDBで実装する」というお互いの利点を生かしたシステムを構築可能です。

3.Notesの特徴
1.必要なシステムを構築できる

Notesに最初から提供されていたデータベース(会議室など)だけではなく、必要なデータベースを自社で開発することができます。これによって、業務に必要なデータベースを自分で構築することができ、効率的な作業が可能となります。

複数のデータベースと各ユーザー毎のメールを連携して動作するように構築することで、煩雑な工程を一連のワークフローとして処理ができ、業務の効率化を行なうことができます。

ワークフローとは複数の人が関わる業務作業を一連の流れとしてルール化したものです。
例えば、 ソフテックでのワークフロー処理の例として、購買処理、交通費の精算処理、見積承認処理、稟議書申請処理等があります。

図1. ワークフロー例
図1. ワークフロー例

次の図は、ワークフローの一例を図解したものです。
このように、一連の処理を一定のルールに従って処理することができます。

2.データベースのレプリカ(複製)を使える

通常はNotesサーバー上にあるデータベースを使用しますが、レプリカ(複製)という機能を用いて別のパソコン(出張用パソコン等)上に同じ内容のデータベースをレプリケートすることができます。(この作業をレプリケーション、作成したデータベースをレプリカデータベースと呼びます)
このレプリカデータベースは、サーバーと通信できない環境でも、サーバー上で編集しているのと同じように編集できます。
その後、サーバーと接続できるようになったら、再びレプリケーションすることで「パソコン上で自分が更新したデータ」と「サーバー上で他の人が更新データ」の差分データをやりとりを行い、データの同期を取ることができます。
このレプリカ機能を利用すれば、出張等で通信環境がないところでもデータベースを扱うことができるため、効率的な作業ができるようになります。

図2. Notesのレプリカ
図2. Notesのレプリカ

3.セキュリティを確保できる

それぞれのデータベースに、それぞれのユーザーの利用権限(ACL:アクセス制御リスト)を設定できます。
ACLには、管理者/設計者/編集者/作成者/読書/投稿者/なしの7種類があり、この設定によって細かい制御ができます。(各権限の詳細は以下の表を参照ください)

  管理者 設計者 編集者 作成者 読者 投稿者 なし
管理情報やACLの変更
DBの削除
× × × × × ×
設計の変更 × × × × ×
文書の編集 × × ×
文書の削除 × × ×
文書の参照 × ×
文書の作成 × ×
※△:作成者は自分が作成した文書のみ、編集や削除できます。

表2. ACL一覧

例えば、一般向け会議室データベースでは全員の権限を"作成者"として誰でも使用できるようにすれば、全員が利用できる会議室データベースとなります。
機密情報が載っているデータベースでは関係者だけを"編集者"とし、関係者以外は"なし"とすれば、関係者だけが閲覧・編集できるようになり、機密情報を守ることができます。

また、Notesはデータベース、メール、Notesはサーバー/クライアント通信等で暗号化を行なうことができます。
これらは、ユーザーが特に意識することなく暗号化を行なえ、セキュリティを向上させることができます。

4.ソフテックでのNotes利用方法

ソフテックでは、様々なデータベースを自社で開発・構築し、運用しています。
また、業務報告書等もNotes上で報告するシステムとなっているため、各担当者が作業状況を把握しやすくなっています。

このように色々な業務に至るまで全面的にNotesを利用しております。
その中の開発・構築例として、「出張精算申請データベース」と「ソフトウェア製品出荷管理」を以下に掲載いたします。

1.出張精算申請データベース

出張費の精算を行なうデータベースです。
財務関連のデータベースと連携しており、このデータベースで出張清算処理を行なった申請は財務関連のデータベースに伝票として取り込み、財務処理のデータとして処理することができます。

図3. 出張精算申請データベース
図3. 出張精算申請データベース

2.ソフトウェア製品出荷管理

出荷したソフトウェアのバージョン管理を行なうデータベースです。
それぞれのバージョンにおいて、出荷ファイル、開発データ、確認・テスト資料等の情報を管理します。

図4. ソフトウェア製品出荷管理データベース
図4. ソフトウェア製品出荷管理データベース

上記2つの例以外のデータベース例は以下の通りです。

稟議書管理、購入依頼・注文管理、給与明細通知管理、財務処理システム、生産実績表作成ツール、メルマガ配信管理、DB情報収集、DB容量監視・バックアップシステム、引合情報管理、受注情報管理、案件対応データベース(仕様管理、開発検討会議室、改善仕様検討、不具合管理)、勤務状況管理、顧客管理、備品管理、出張予定管理、来客予定管理、物品貸出管理、研修向け報告・管理、メール予約配信、ユーザー情報管理、報告書、掲示板

(K.O.)


※開発済みNotesデータベースは、Notes開発実績として一覧を掲載しています。

詳しくはNotes開発実績を参照ください。

ソフテックでは自社で使用するデータベースの構築・開発はもちろんのこと、受託によるデータベース構築・開発も承っております。(お問い合わせ先


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