技術レポート「グループウェア Lotus Notes」

ソフテックでは、情報共有・蓄積のためのツールとして Lotus Notes (ロータスノーツ) を採用しています。
今回は、Lotus Notes とは何か、NotesとRDBの違い、Notesの特徴、そしてソフテックでの利用方法を説明いたします。

1.Lotus Notesとは

2.NotesとRDBの違い

一般的にデータベースと呼ぶと、SQL等のリレーショナルデータベース (以下、RDBと略) のことですが、Notesは文書型データベースの形式を持ちます。

RDBは、整合性を持った表の形式（定型データ）を持ち、そういった定型データの蓄積・解析を行うデータベースのことです。
定型化したデータ（一定の規則性を元に分類されたデータ）の解析に向く反面、柔軟性が必要な文書データの管理は難しい傾向があります。

それに対して、Notesは文書を蓄積していく形式であり、定型化しにくいデータをそのまま保存して管理するデータベースです。
定型化しにくいデータをそのまま管理できる反面、RDBのようなデータの解析は難しい傾向があります。
また、Notesはデータベースやインターフェースが一体化しているため、それらを連携させやすく、ワークフロー処理に向きます。

	Notes	RDB
データ構成	柔軟性を持った文書蓄積型データベース	2次元で整合性を持ったリレーショナルデータベース
定型データ解析	△	○
文書蓄積管理	○	△
データの柔軟性	○	△
整合性	△	○
トランザクション	△	○
向くもの	文書管理、ワークフロー	定型データ解析

表1.NotesとRDBの違い

Notesはデータ解析処理に向きませんが、NotesPump や DECS（Domino Enterprise Connection Services:ドミノ基幹連携サービス）と呼ばれる機能を使うことでRDBと連携を取ることができるため、Notesの短所を補ったシステムの構築ができます。
これらのRDB連携機能を使えば、「入力インターフェースやワークフロー等をNotesで実装し、データ解析等をRDBで実装する」というお互いの利点を生かしたシステムを構築可能です。

3.Notesの特徴

1.必要なシステムを構築できる

Notesに最初から提供されていたデータベース（会議室など）だけではなく、必要なデータベースを自社で開発することができます。これによって、業務に必要なデータベースを自分で構築することができ、効率的な作業が可能となります。

複数のデータベースと各ユーザー毎のメールを連携して動作するように構築することで、煩雑な工程を一連のワークフローとして処理ができ、業務の効率化を行なうことができます。

ワークフローとは複数の人が関わる業務作業を一連の流れとしてルール化したものです。
例えば、ソフテックでのワークフロー処理の例として、購買処理、交通費の精算処理、見積承認処理、稟議書申請処理等があります。
次の図は、ワークフローの一例を図解したものです。
このように、一連の処理を一定のルールに従って処理することができます。


	図1.ワークフロー例

2.データベースのレプリカ（複製）を使える

通常はNotesサーバー上にあるデータベースを使用しますが、レプリカ（複製）という機能を用いて別のパソコン（出張用パソコン等）上に同じ内容のデータベースをレプリケートすることができます。（この作業をレプリケーション、作成したデータベースをレプリカデータベースと呼びます）
このレプリカデータベースは、サーバーと通信できない環境でも、サーバー上で編集しているのと同じように編集できます。
その後、サーバーと接続できるようになったら、再びレプリケーションすることで「パソコン上で自分が更新したデータ」と「サーバー上で他の人が更新データ」の差分データをやりとりを行い、データの同期を取ることができます。
このレプリカ機能を利用すれば、出張等で通信環境がないところでもデータベースを扱うことができるため、効率的な作業ができるようになります。


	図2.Notesのレプリカ

3.セキュリティを確保できる

それぞれのデータベースに、それぞれのユーザーの利用権限（ACL：アクセス制御リスト）を設定できます。
ACLには、管理者／設計者／編集者／作成者／読書／投稿者／なしの７種類があり、この設定によって細かい制御ができます。（各権限の詳細は以下の表を参照ください）

	管理者	設計者	編集者	作成者	読者	投稿者	なし
管理情報やACLの変更ＤＢの削除	○	×	×	×	×	×	×
設計の変更	○	○	×	×	×	×	×
文書の編集	○	○	○	△	×	×	×
文書の削除	○	○	○	△	×	×	×
文書の参照	○	○	○	○	○	×	×
文書の作成	○	○	○	○	×	○	×

　　※△：作成者は自分が作成した文書のみ、編集や削除できます。

表2.ACL一覧

例えば、一般向け会議室データベースでは全員の権限を"作成者"として誰でも使用できるようにすれば、全員が利用できる会議室データベースとなります。
機密情報が載っているデータベースでは関係者だけを"編集者"とし、関係者以外は"なし"とすれば、関係者だけが閲覧・編集できるようになり、機密情報を守ることができます。

また、Notesはデータベース、メール、Notesはサーバー／クライアント通信等で暗号化を行なうことができます。
これらは、ユーザーが特に意識することなく暗号化を行なえ、セキュリティを向上させることができます。

4.ソフテックでのNotes利用方法

ソフテックでは、様々なデータベースを自社で開発・構築し、運用しています。
また、業務報告書等もNotes上で報告するシステムとなっているため、各担当者が作業状況を把握しやすくなっています。

このように色々な業務に至るまで全面的にNotesを利用しております。
その中の開発・構築例として、「出張精算申請データベース」と「ソフトウェア製品出荷管理」を以下に掲載いたします。

1.出張精算申請データベース

出張費の精算を行なうデータベースです。
財務関連のデータベースと連携しており、このデータベースで出張清算処理を行なった申請は財務関連のデータベースに伝票として取り込み、財務処理のデータとして処理することができます。


	図3.出張精算申請データベース

2.ソフトウェア製品出荷管理

出荷したソフトウェアのバージョン管理を行なうデータベースです。
それぞれのバージョンにおいて、出荷ファイル、開発データ、確認・テスト資料等の情報を管理します。


	図4.ソフトウェア製品出荷管理データベース

上記２つの例以外のデータベース例は以下の通りです。

稟議書管理、購入依頼・注文管理、給与明細通知管理、財務処理システム、生産実績表作成ツール、メルマガ配信管理、ＤＢ情報収集、ＤＢ容量監視・バックアップシステム、引合情報管理、受注情報管理、案件対応データベース（仕様管理、開発検討会議室、改善仕様検討、不具合管理）、勤務状況管理、顧客管理、備品管理、出張予定管理、来客予定管理、物品貸出管理、研修向け報告・管理、メール予約配信、ユーザー情報管理、報告書、掲示板

※開発済みのNotesデータベース開発実績を、Notes開発実績として掲載しています。
　　詳しくはNotes開発実績を参照ください。

ソフテックでは自社で使用するデータベースの構築・開発はもちろんのこと、受託によるデータベース構築・開発も承っております。（お問い合わせ先）