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ソフテックだより 第23号(2006年8月2日発行)

技術レポート

「[Notes DB 実装例] 一斉配信データベース」

ソフテックだより第19号(*1)ではLotus Notes (ロータス ノーツ) の基本的なことについて取り上げ、第21号(*2)ではNotes DBの実装例として出張精算申請データベースを取り上げました。

(*1).
ソフテックだより 第19号 2006年6月7日 技術レポート「グループウェア Lotus Notes」
(*2).
ソフテックだより 第21号 2006年7月5日 技術レポート「[Notes DB 実装例] 出張精算申請データベース」

今回は、NotesDBの実装例として一斉配信のためのDBを取り上げます。

1.一斉配信データベースとは

一斉配信データベース(以下、データベースをDBと略)とは、承認機能を持つ、顧客向けサポート情報配信やメルマガ配信などの配信システムのことです。

予約した日時にメールを一斉配信できるツールは色々なソフトウェアやシステムが公開されています。
しかし、一般的なソフトウェアやシステムでは、単独な構成であるために他のNotesDBと連動できなかったり、配信許可の承認機能がないなど、いくつか欲しい機能がありませんでした。
そこでNotesを利用した一斉配信DBを作成し、運用しております。

このDBの特徴としては以下の通りです。

1.NotesDBであるため他のNotesDBと連携が取れる

他のNotesDBとは、例えば配信先の情報を持つ顧客管理DBなどです。
そのような他のNotesDBと連携することで、ただ単に配信するだけでなく、既存の情報を生かし、有機的に連動させた運用が可能です。

2.配信の承認ワークフローを具備

配信責任者へ配信の承認を取ることで、誤配信を防ぎます。
一般的な配信システムは担当者の判断で配信するシステムが多く見られます。担当者が責任を持てる場合であればそのようなシステムで問題ありませんが、配信内容に責任を持って許可する管理者が別に存在する場合、そのようなシステムではケアレスミスなどにより、誤って配信される可能性があります。
配信するためには、ワークフローにより管理者(例えば上司など)の承認が必要なシステムとなっており、承認されていない予約配信データは誤って配信されることはありません。

また、このDBでは特に機能を制限していないため、色々な用途に使用できます。

顧客向けサポート情報配信、顧客向けメルマガ配信、社内関係者への定期メール連絡など

2.一斉配信DBのワークフロー図

一斉配信DBの流れ
図1.一斉配信DBの流れ(ワークフロー図)

(1).作成・申請

担当者は、配信したい配信メールを配信予約データとして記述します。
記述が完了したら、承認者に承認依頼を行ないます。

(2).承認依頼

承認依頼が提出されると、承認者に承認依頼メールが届きます。

(3).承認

配信予約データの内容を確認し、承認します。

(4).承認完了通知

承認されると、担当者に承認完了の通知メールが届きます。

(5).一斉メール配信

承認された配信予約データは、指定した日時が来ると自動的に一斉メールとして配信されます。
配信される際、配信名を元に、配信先管理DBから配信先メールアドレスを取得し、その情報を宛先とします。

3.画面例

実際の運用での画面例は以下の通りです。

1.NotesDBのアイコンです。

図2.一斉配信DBアイコン

図2.一斉配信DBアイコン
2.一斉配信DBのビュー例です。

配信名、発行日、配信メール件名、処理(配信状況)、配信日時などが表示され、状況を確認できます。

図3.一斉配信DBのビュー

図3.一斉配信DBのビュー
3.配信予約データです。

配信内容の詳細を記述します。
承認申請を行なって承認された配信データだけが予定日時に配信されます。

図4.一斉配信DBの入力フォーム

図4.一斉配信DBの入力フォーム

以上が、一斉配信DBの実装例となります。
単独のメルマガ配信システムは色々とありますが、NotesDBでの実装により、それまで蓄積されてきた情報(NotesDB)と連携できます。
また、グループウェアであるNotesの特徴である複数ユーザによるDB共有が可能なため、複数の担当者によるメルマガなどの配信が容易に行なえるようになります。承認機能により配信内容を確認させることで、複数の担当者が関わると統一性が取りにくくなることを防ぎます。

4.関連事項

弊社には、一斉配信DBと同じような機能を持つ、スケジュール配信DBがあります。
スケジュール配信DBは、繰り返し設定に対応した指定日時の自動配信DBのことです。
一斉配信DBは承認機能を持つ外部向けのメール配信システムであるのに対し、スケジュール配信DBは承認機能は持たない主に社内向けのメール配信システムとなります。

このスケジュール配信DBでは、特定の指定日時に自動送信できます。
1週間、1ヶ月、1年といった期間で繰り返し自動配信することができ、同じ通知を自動で繰り返し送信できます。
休日処理も行うため、繰り返し指定の場合に休日の送信になってしまう場合、前日の平日に送信させることもできます。
また、宛先だけでなく、ccやbccおよび件名なども指定でき、通常のノーツメールとして送信することができます。

スケジュール配信DBの用途としては、以下のものが考えられます。

  1. 備忘録として使用(特定の日に自分宛に配信されるようにする)
  2. 月初めの作業依頼(定型処理の作業依頼。一度登録するだけで毎月配信される)
  3. 年に一度のイベント通知を関係者に送信(一度登録するだけで毎年時期が来ると自動配信)

(K.O.)


※弊社の開発済みNotesデータベースは、Notes開発実績として一覧を掲載しています。

詳しくはNotes開発実績を参照ください。

ソフテックでは自社で使用するデータベースの構築・開発はもちろんのこと、受託によるデータベース構築・開発も承っております。(お問い合わせ先


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