図1.出張精算申請ＤＢの流れ(ワークフロー)

具体的な出張精算処理の手順は次のようになります。

(1).作成・申請

出張した社員は、出張精算申請ＤＢを開きます。
次の図は、弊社で実際に使用しているＤＢのアイコンです。

	図2.出張精算申請ＤＢのアイコン

ＤＢを開くと、次のようなビューが表示されます。

	図3.出張精算申請ＤＢのビュー

※	このビューでは、月毎の一覧で集計しています。ビューは何種類も作成できます。 例えば、出張した担当者毎の集計が必要ならば出張した担当者毎に集計したビュー、承認されていない精算伝票がないか確認したいならば承認状態別に集計のビューといったように必要に応じて作成します。

このビューを開いた後、[新規 出張精算書]ボタンを押して、出張旅費精算書を作成します。

出張旅費精算書は次のような画面です。

	図4.出張精算申請

この出張旅費精算書に必要事項を入力します。
一般的な出張精算書がそのまま画面で入力できるようなになっています。
例えば、日付、氏名、区分、用件、出張先、交通費、宿泊費、日当費、食事費補助、支払種別等の入力項目があります。
また、出張前に前借りした仮受金や、出張で使用した法人向けクレジットカード使用分があれば、ここで入力します。

必要事項の入力が完了したら、[承認依頼]ボタンを押して承認依頼を行ないます。

	図5.承認依頼の確認

承認依頼を行なうと、承認者宛に次のような承認依頼のメールが送信されます。

	図6.承認依頼メール

承認者は、承認依頼メールが届いたら開いて、内容を確認します。
承認依頼メールの最後に付いている文書リンクをクリックして、対象の出張旅費精算書を開き、具体的な内容を確認します。

内容に問題なければ、[承認]ボタンを押します。
もし、内容に不備があったり、認められる内容でなければ、[否認]ボタンを押します。

	図7.承認ボタンと否認ボタン

結果は、対象の出張旅費精算書に記録され、申請した担当者にも承認完了メールが送信されます。
また、精算処理のために精算処理担当にも処理依頼メールが送信されます。

承認された結果は、申請した担当者(出張者)に、次のようなメールで届きます。

	図8.承認完了メール

出張旅費精算書が承認されると、精算処理担当宛に精算処理を行なうための精算処理依頼メールが届きます。
精算処理担当は、対象の出張旅費精算書のデータを財務関連ＤＢに反映します。

精算処理担当は精算処理依頼が届いたら、財務関連ＤＢへ対象の出張旅費精算書のデータをの反映処理を行ないます。
財務関連ＤＢには、出張旅費の内、各担当者が支払った精算分を精算対象の伝票データとして、各担当者が使った法人向けクレジットカード分をクレジット精算対象の伝票データとして反映します。
この反映された伝票データは、各月の会計処理において清算されます。

	図9.財務関連ＤＢへ引き継ぎ後の処理