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ソフテックだより 第21号(2006年7月5日発行)

技術レポート

「[Notes DB 実装例] 出張精算申請データベース」

ソフテックだより 第19号 2006年6月7日 技術レポート「グループウェア Lotus Notes」ではLotus Notes(ロータス ノーツ)の基本的なことについて取り上げました。

今回は、実際のデータベースとはどのようなものなのか、実装例として「出張精算申請データベース」について取り上げます。

1.出張精算申請データベースとは

このデータベースは、データベース名の通りに出張費の精算を行なうデータベース(以下、DBと略)のことです。
出張費の精算処理を行い、精算処理が完了した伝票は財務関連DBに引き継がれます。

次の図は、流れ(ワークフロー)の概略を表わした図です。

図1. 出張精算申請DBの流れ(ワークフロー)

図1. 出張精算申請DBの流れ(ワークフロー)

具体的な出張精算処理の手順は次のようになります。

(1).作成・申請

出張した社員は、出張精算申請DBを開きます。
次の図は、弊社で実際に使用しているDBのアイコンです。

図2. 出張精算申請DBのアイコン

図2. 出張精算申請DBのアイコン

DBを開くと、次のようなビューが表示されます。

>図3. 出張精算申請DBのビュー

図3. 出張精算申請DBのビュー
このビューでは、月毎の一覧で集計しています。ビューは何種類も作成できます。
例えば、出張した担当者毎の集計が必要ならば出張した担当者毎に集計したビュー、承認されていない精算伝票がないか確認したいならば承認状態別に集計のビューといったように必要に応じて作成します。

このビューを開いた後、[新規 出張精算書]ボタンを押して、出張旅費精算書を作成します。

出張旅費精算書は次のような画面です。

図4. 出張精算申請

図4. 出張精算申請

この出張旅費精算書に必要事項を入力します。
一般的な出張精算書がそのまま画面で入力できるようなになっています。
例えば、日付、氏名、区分、用件、出張先、交通費、宿泊費、日当費、食事費補助、支払種別等の入力項目があります。
また、出張前に前借りした仮受金や、出張で使用した法人向けクレジットカード使用分があれば、ここで入力します。

(2).承認依頼

必要事項の入力が完了したら、[承認依頼]ボタンを押して承認依頼を行ないます。

図5. 承認依頼の確認

図5. 承認依頼の確認

承認依頼を行なうと、承認者宛に次のような承認依頼のメールが送信されます。

図6. 承認依頼メール

図6. 承認依頼メール
(3).承認

承認者は、承認依頼メールが届いたら開いて、内容を確認します。
承認依頼メールの最後に付いている文書リンクをクリックして、対象の出張旅費精算書を開き、具体的な内容を確認します。

内容に問題なければ、[承認]ボタンを押します。
もし、内容に不備があったり、認められる内容でなければ、[否認]ボタンを押します。

図7.承認ボタンと否認ボタン

図7.承認ボタンと否認ボタン

結果は、対象の出張旅費精算書に記録され、申請した担当者にも承認完了メールが送信されます。
また、精算処理のために精算処理担当にも処理依頼メールが送信されます。

(4).承認完了通知

承認された結果は、申請した担当者(出張者)に、次のようなメールで届きます。

図8.承認完了メール

図8.承認完了メール
(5).登録完了追加

出張旅費精算書が承認されると、精算処理担当宛に精算処理を行なうための精算処理依頼メールが届きます。
精算処理担当は、対象の出張旅費精算書のデータを財務関連DBに反映します。

(6).財務関連DBへの精算伝票引き継ぎ

精算処理担当は精算処理依頼が届いたら、財務関連DBへ対象の出張旅費精算書のデータをの反映処理を行ないます。
財務関連DBには、出張旅費の内、各担当者が支払った精算分を精算対象の伝票データとして、各担当者が使った法人向けクレジットカード分をクレジット精算対象の伝票データとして反映します。
この反映された伝票データは、各月の会計処理において清算されます。

図9.財務関連DBへ引き継ぎ後の処理

図9.財務関連DBへ引き継ぎ後の処理

以上が、出張精算申請DBの実装例となります。
ワークフロー全体で見ると難しいところがあったかもしれませんが、実際の運用では、各々が次の表のような処理となり、難しいところはなくなります。

各担当 各々の処理
担当者(出張者) 出張精算申請DBで申請書を提出し、承認結果のメールが到着するのを待つ
承認者(上司) 承認依頼のメールが届いたら、文書リンクから出張精算申請書を開き、承認を行なう
精算処理担当 精算処理のメールが届いたら、所定の手順に従って処理を行なう
表1.出張旅費精算DBにおける各々の処理

この例のように出張精算をDB化することで、以下の効果があります。

  1. 全て処理をDB上で行なうことによりペーパーレス化
  2. データの一元管理化、および出張旅費のデータ分析/li>
  3. 財務処理のデータとしても使用できるため、データを効率的に利用

(K.O.)


※弊社の開発済みNotesデータベースは、Notes開発実績として一覧を掲載しています。

詳しくはNotes開発実績を参照ください。

ソフテックでは自社で使用するデータベースの構築・開発はもちろんのこと、受託によるデータベース構築・開発も承っております。(お問い合わせ先


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