「Teams会議機能の活用」

私はソフテックへ入社して8年目になる社員で、本社事業所に勤務しています。ソフテックではMicrosoft365を契約しており、Teamsについても社員それぞれがアカウントを所有して使用しています。近頃は新型コロナウイルスの影響で来客やソフテックの本社事業所と八戸事業所の行き来が減っていますが、代わりにTeamsの会議機能を活用する場面が増えてきています。今回はソフテックにおけるTeams会議機能の活用の仕方を紹介したいと思います。

活用の仕方を紹介するに当たり、まずはソフテックの会議環境について説明させていただきます。
ソフテックの会議室には、それぞれマイクスピーカーとテレビを用意しています。複数名で会議に参加する場合などは、代表者のPCにマイクスピーカーを接続し、PCの画面をテレビに映しています。代表者以外の参加者はマイクをミュートにし、代表者のマイクスピーカーから発言しています。
マイクスピーカー以外にもヘッドセットを複数個用意しています。一人で打合せに参加する場合や、本社事業所と八戸事業所の社員でTeamsの通話をする場合などはヘッドセットを利用することもあります。内線電話もあるのですが、Teamsには画面共有の機能もありますので、画面を見ながら説明する場合などはTeamsが便利です。Teamsだけでいいようにも感じますが、全員分のヘッドセットを準備はしていませんので、必要に応じて内線電話と使い分けている状況です。

図1.  Teams会議の様子

Teamsの会議機能を活用することが多い場面として、お客様との打ち合わせがあります。
私が現在担当している案件では、ほぼ毎週定例の打ち合わせを実施しています。2019年頃はお客様の元に伺って打ち合わせを実施していましたが、新型コロナウイルスの影響で2020年頃からお客様の在宅勤務が多くなり、WebExやSkypeで会議するようになりました。その後Teamsでの会議に移行し、現在もTeams会議で定例の打ち合わせを実施しています。この案件ではお客様がTeamsを契約しており、定例の打ち合わせについてはお客様からの会議の招待を受けて、参加しています。
他案件の事例になりますが、Teamsを契約していないお客様とTeams会議をすることもあります。この場合はソフテックがTeams会議を主催して、招待メールをお客様に送信しています。お客様はTeamsのアカウントがなくてもゲストとして参加することができます。
ソフテックでは以前からTV会議システムも導入しています。画面共有しながら通話できるという点はTeams会議と同様ですが、通話相手にも同様のTV会議システムが必要で、特定のお客様としか利用できていませんでした。TV会議システムに比べると、Teamsの会議はPCさえあれば、ソフテックからの招待という形で会議の開催が可能なため、会議開催のハードルが低いです。

ソフテックでは社内の研修にもTeamsの会議を使用しています。ソフテックでは年に6回程度の道経一体研修会（ソフテックだより　第２７２号「自己啓発推進室の活動と自身の心境変化」参照）を開催しています。以前は各事業所にて、講師の先生をお招きして対面での講義をしていただいていました。しかし、2021年は新型コロナウイルスの影響で、Teams会議での開催となりました。講師の先生にTeams会議の招待メールをお送りし、社員は各事業所からTeams会議に参加して、講義をうかがいました。
本社事業所社員が在宅勤務中にも研修会があり、その時はそれぞれ自宅からTeams会議に参加していました。研修会では５〜６人程度に分かれてのグループディスカッションなども行っていますが、在宅勤務時にはTeamsのブレークアウトルーム機能を活用していました。ブレークアウトルームとは、会議の開催者が参加者をグループ分けし、グループ内で会議できる機能です。ディスカッション後はブレークアウトルームが解除され、全体会議でディスカッション結果の発表を行っていました。
また、研修会はTeamsの機能を使用して録画もしており、そのデータは社員がいつでもアクセスできる社内のファイルサーバーに保存されています。急遽参加できなくなってしまった社員も後からこの録画を見直すことができます。

以前、お客様の工場に出張して、PCとPLCのシステムを更新する案件がありました。この時に、想定外の出来事が発生し、Teams会議を繋いだまま作業するという経験をしましたので、こちらも紹介させていただきます。
この案件は、当初の予定では、PC側を私が対応し、PLC側のもう1名の担当者と一緒に現地へ行くことになっていました。しかし、前日の地震の影響で新幹線が止まっており、八戸事業所からPLC側の担当者が来られないという事態が発生しました。当日の朝に社内の関係者でTeams会議をして、対応方法を検討しました。その結果、PLC側で必要なツールなどを私のPCに入れて、Teams会議を繋いだまま、八戸からリモートでPLCを更新するということになりました。午後から現地に移動し、お客様に許可をいただいて、PLC側担当者とTeams会議を開始しました。PC側の更新作業が完了後、Teams会議で画面共有をし、画面操作の制御権をPLC側担当者に渡しました。物理的に必要な配線等もありましたので、指示をもらいながら対応し、Teams会議経由でのリモート操作でPLCを更新してもらいました。この時は想定外の状況であったため、作業中のTeams会議にはPC側とPLC側それぞれの上司も参加しており、リアルタイムに状況を共有しながら作業を進めることができました。

ソフテックでは2020年7月からTeamsの利用を開始しています。最初は社内のチャットツール程度にしか活用できていませんでしたが、最近では社内外問わず様々な場面で活用しています。以前はソフテックからTeams会議に招待することが多かったように思いますが、最近ではTeamsを契約しているお客様から招待されることも増えてきているように感じます。
今後も積極的にTeams会議を活用し、お客様や社内のメンバーとの連携を強化していきたいと思います。