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ソフテックだより第３６６号（2020年11月18日発行）
現場の声編

「現地調整作業でのTeamsの活用」

1. はじめに

ソフテックでは、2020年7月からMicrosoft Teams(※1)を社内コミュニケーションツールとして試験導入しました。
私(※2)は、ちょうどその時期、ある案件で現地調整作業を行っており、「現地調整作業でTeamsを活用できないか」と思い立ちました。
今回は、その取り組み(と言うには大げさですが)について書きたいと思います。

※1: Microsoft社が提供するコミュニケーションツール。
チャットのみならず、ビデオ会議、ファイル共有(共同編集)、他Officeツールとの連携、といった機能を有しており、生産性向上を手助けしてくれます。
※2: 私の紹介
勤続16年目、半分ベテラン、半分中堅、24時間戦えなくなったＯ型アラフォー男です。
本社事業所勤務、高松事業所勤務、を経て、現在八戸事業所勤務です。

2. 長年の願いが叶う？

現地調整作業でTeamsを活用するにあたり、「Teamsを使用することで、まるで、社内で作業しているような状態にできないか」ということを考えました。

どういうことかと言いますと、現地調整では、お客様の事業所や工場で作業することになりますので、(社内で作業しているときのように)デスクの隣の同僚に「ちょっと、これどうしていいか分からないから、相談乗って欲しいのだけど・・・」と簡単に相談できません。

そこで、Teamsを使うことで、会社から遠く離れながらも、まるで社内で作業しているかのように同僚の力を借りることが出来ないか、と考えました。

現地調整作業では、次から次へと不測の事態が発生します。
一方で、現地調整作業では、自分の対応・判断遅れが、他の関係者の作業の遅れに直結しますので、スピーディーな対応が求められます。
そのような中で、自分の力で対応・判断することが難しい事態が発生したとき、同僚の力を借りてスピーディーに解決できないか、という願望は、出張作業が多い自分には常にありました。

――Teamsのチャットなら、長年思い描いていたことを実現できるのではないか――。

もちろん、Teamsを使用せずとも、電話やメールで同僚の力を借りることはできます。
ただ、電話だと、電話している間は現場の作業が滞ってしまいますし、お互いの都合がつかずに電話で話せないこともあります。
また、メールだとリアルタイム性に難があり、まるで社内で作業しているかのように、とはいきません。

Teamsのチャットなら、現場の作業が滞る時間は短いし、お互いの都合もさほど関係ない。
リアルタイム性は抜群である。
「これはイケるのでは」、と考えました。

3. いざ現地調整へ

スマホとノートPCにTeamsをインストールし、現地調整に臨みました。
そして、対応・判断に困った事態が発生したときは、出来るだけリアルタイムにTeamsで投稿しました。

そうすると、同僚のレスポンスの早いこと、早いこと。
中には機器のマニュアルの中から、私が知りたいことを抽出して画像とし、その画像といっしょに説明をしてくれる同僚もいました。

これには大変助かりました。
あきらかに、以前に比べて解決へのスピードがアップしたと感じました。

図1.　Teamsのやりとり

4. 予想外のプラス効果が

前項のとおり、最初は困ったことだけをTeamsに投稿しておりましたが、そのうち自然に、作業の進捗や、作業で気づいたことも投稿するようになっていきました。
日々Teamsでの投稿を続けていると、予想外の効果があることに気づきました。

■自分1人ではなく、みんなで作業しているのだ、という安心感

リアルタイムで、社内の同僚と繋がっている感覚が芽生え、安心感が芽生えました。
その安心感から、一つ一つの作業をより確実に、焦らずこなすことができました。

■作業内容の整理、思考の整理がされた

チャットという短い文で、作業の進捗や、自分の考えを書く(打つ)ことで、作業内容の整理と、作業に対する思考の整理が成されました。

そのおかげで、お客様への作業報告の際、順序だてて論理的に報告することができたと自分では思っています。

■作業報告書の作成時間が短縮

ソフテックでは、1日の最後にその日の作業報告を全社員に対して行います。
(Teamsの投稿は全社員に対してではなく、自分が所属するチーム内で行っていました)

作業報告書を作成するとき、Teamsに投稿した内容をまとめる(あるいはコピーペーストする)だけでいいですし、思考の整理が成されていたことで、作成時間の短縮につながりました。

5. 現地調整でTeamsを使用するときの注意点

現場でTeamsのようなコミュニケーションツールを使用する場合、使い方によって問題になるケースもあります。
問題を防ぐために、以下の点に注意しました。

事前にお客様に、Teamsで弊社内と連絡を取ることの許可をいただきました。
その際、なぜTeamsを使いたいのか？をきちんと説明しました。
当たり前ですが、現場作業が最優先です。
Teamsは現場作業の合間で使用するようにしました。
Teamsでは弊社内の情報のみならず、お客様の情報も扱います。
従って、現場以外でTeamsを使用するときは周囲の目に注意しました。
スマホとノートPCには指紋認証、パスワードでセキュリティ対策しました。

6. おわりに

いかがでしたでしょうか。
「現地調整作業でTeamsを活用しよう」と思い立ち、その取り組みと得られたものについて書かせていただきました。
良いことばかり書いて眉唾だと感じる方がいるかもしれません。
しかし、私としては現地調整作業でTeamsを使用することは、メリットこそあれデメリットは何もない、というのが本当のところです。
と同時に、社内から惜しみなくサポートしてくれる同僚(みんな自分の仕事もあるのに・・)には、大変感謝しております。

惜しむらくは、「まるで、社内で作業しているような状態にできないか」を「完全」に再現するまでは至りませんでした。
まだTeamsを使用しはじめて日が浅いので、もっと良い使い方はないか模索し続けようと思います。またTeamsだけでなく、他にも生産性向上のためのコミュニケーションツールがたくさん出ていますので、そちらの活用も考えていきたいと思います。

拙い文章ではありましたが、以上とさせていただきます。
ご高覧いただきありがとうございました。

（Y．S．）