「報告の重要性」

Lotus Notesについての詳細は、（ソフテックだより 第19号（2006年6月7日発行）技術レポート「グループウェア Lotus Notes」）を参照ください。

部下の報告により、上司は部下の状況を把握する事ができます。その報告を判断材料として取捨選択し、会社としての意思決定・目標決定を進めていきます。また、部下に対してアドバイス・次の指示を行います。

報告が不足すると意志の疎通が取れず、両社の信頼関係にも影響が出てきます。関係が悪化している場合では、ボタンの掛け違いとなってしまい悪循環していく事になります。

報告により情報交換が可能となり、ノウハウやナレッジを共有することができるようになります。必ずしも不可欠という訳ではありませんが、報告があるのとないのでは大きな差となっていきます。同僚の報告を読む事により、良い点は見習う・悪い点は改善していくという行動を取ることができるようになります。
特に新入社員には有益なため、ソフテックでは新入社員同士の報告が届くように宛先とccに配慮しています。

報告を書く事により、自分の頭の中が整理され、落ち着く効果もあります。
ある上司からは「忙しい時こそ報告をしろ」と勧められています。自分自身を見つめ直す事により、残りの作業の整理などに効果的です。

私も報告を書いていると、すばらしい閃きが生まれ、順調に作業が進むという経験があります。報告を書く時間は、仕事の進捗に直接的には結びつかない事が多いですが、効率良く仕事を進めていくために報告は重要な役割を果たしています。

情報化社会となっている現在では、情報のもたらす効果は一層大きな役割を果たすようになってきています。、貴重な情報源となりうる報告は会社にとって必要です。
また、仕事における基本中の基本の技術とさえ言えます。

書く内容をまとめきれずに、見切り発車で書き始めてしまいます。そのため「重要ではないような報告を書く」、「重要な報告を書き忘れる」といった事につながります。また、自分でも内容がはっきりしていないため、もちろん相手にも伝わり難い報告となってしまいます。

苦労の末に書き終わっても、内容に不安が残ります。何度か見直しますが、良い報告に化ける事は滅多にありません。見直しのおかげで誤字脱字は少ないのですが、内容としてはとても薄いものとなっています。
今までは文章を書くという行為をなるべく避けて、人生を歩んでいました。
しかし、社会人である以上報告から逃れる事はできません。報告とうまく付き合っていかなければなりません。

• 曖昧な表現を使わないように
• 状況が浮かばない（臨場感がない）
• 報告が遅い（報告が少ない）

• タイミングよく報告をする
• 簡潔で適確な表現の報告をする
• 読み手を意識した報告をする

好機を逃すと良い情報でも、全く価値がないものとなってしまいます。そのためソフテックでは行動指針に「迅速」という事を掲げています。迅速な報告により、会社は適切な行動を取る事ができるようになります。

長文だと読む気力が半減してしまいます(私の場合)。ポイントを押さえて、要点を適確に伝える事ができれば、だいぶ報告として良くなっていきます。ソフテックでは、報告の際に[要点]と[詳細]で構成することを推奨しています。

自分だけ分かるような自己本位な報告では意味がありません。相手が理解できないような報告では、どんなに重要な内容の報告をしても価値は落ちてしまいます。相手に伝わるということは重要な要素と言えます。