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HOME > ソフテックだより > 第260号(2016年6月15日発行) 現場の声編「高松事業所のインフラ推進室取り組み紹介」

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ソフテックだより 第260号(2016年6月15日発行)

現場の声編

「高松事業所のインフラ推進室取り組み紹介」

1. はじめに

私は、入社10年目になる社員で高松事業所に所属しています。高松事業所は、昨年2015年6月に開設していますが、それまでは八戸事業所所属でした。
高松事業所への転勤を機にインフラ整備推進室の室員となり、インフラ整備をすることになりました。インフラ整備推進室では、社員が活動しやすいように設備、ハードウェア、ソフトウェアの維持・改善を行うことを役割としています。また、インフラ整備は、事業所単位で必要な作業が発生するため、各事業所から少なくとも一人の室員が選ばれています。
私が高松事業所に転勤してきた当初は、電話やインターネットが使えるなど、最低限作業ができる状態でしたが、まだまだ足りないモノがある状況で正に出来立ての事業所という感じでした。今では、多少事業所らしい姿になりましたが、想像していた以上に環境を整えることは大変でした。この取り組みについて、紹介したいと思います。

事業所開設から1ヶ月後(2015/7)
図1. 事業所開設から1ヶ月後(2015/7)

2. ソフテックのインフラ整備

インフラ整備推進室の活動内容について、簡単に紹介します。
主な活動内容は、『ソフテックだより 第220号(2014年10月15日発行)現場の声編 「インフラ整備推進室活動 〜 PC管理・ライセンス管理・トイレ扉補修 〜」』に記載されていますので、そちらを参照いただければと思います。
八戸事業所のみ、賃貸ではないため、社屋や敷地内設備の全てを管理しています。例えば、「キュービクル」(高圧受電契約に必要な金属製ボックスに納められた受電設備)「浄化槽」「駐車場」などです。その他、北国ならではですが、八戸事業所には除雪機があり、毎年メンテナンスを業者に依頼することも室員が行います。
全事業所で同じ活動を行う場合もありますが、必ずしも同じ時期に対応が必要でなかったり、事業所ごとに設備が異なっていたりするため、事業所単位で活動することもあります。

3. 高松事業所でのインフラ整備

今回は、私が、高松事業所で行ったインフラ整備活動の中でも優先項目だったテレビ会議システムの導入とパーテーション工事について、具体的に紹介します。

3.1.テレビ会議システム

ソフテックでは、2009年からテレビ会議システムを導入して、複数拠点での会議に使用しています。高松事業所でも、各事業所や離れたお客様と会議を行う環境を早急に整える必要がありましたので、他の事業所と同様にテレビ会議システムを導入することになりました。まずは、デモ機で本社と正常に接続できることを確認してから、新しいテレビ会議システムを導入するという流れで作業を進めました。デモ機の手配やテレビ会議システムの設置や設定など実施する作業が多く、途中で待ちも発生したため、導入までに数か月かかりました。作業の大半は、本社の担当者に協力してもらえたので、担当している開発案件への影響もあまりありませんでした。

新しいテレビ会議システムは、音質・画質が今まで使っていたものより数段良くなっていました。それまでは、テレビ会議中に、音声や映像にタイムラグがあり、違和感を覚えることがありましたが、全くなくなりました。
高松事業所に転勤する前から、テレビ会議システムを使うことが普通になっていましたが、テレビ会議導入が完了するまでの数か月間は、テレビ会議を使えない環境の不便さを改めて感じました。
離れた場所にいる人とコミュニケーションをとれるということはもちろんですが、電話では得られない画像情報をリアルタイムで共有できるという良さを改めて知ることができました。

テレビ会議導入
図2. テレビ会議導入

3.2.パーテーション工事

転勤してきた当初は、長方形の1フロアで入り口前に棚を置いて、入り口とそれ以外のエリアというように簡単にフロアを分けていました。打ち合わせができるような仕切りのある会議室がなかったので、パーテーションで仕切りを作ることになりました。会議室設置の作業は、まずは、会議室をどのくらいの広さにするか上司と相談するところから始まりました。会議室のことだけでなく、社員用の机が増える場合どうするかというところまで検討を重ねて、位置や広さを調整しました。その後、業者を決めて工事という流れで進みました。ビル管理会社との打ち合わせや床下を開けて配線の見直しなど工事前に実施しておくことがあり、慣れない作業で苦労しましたが、良い経験ができました。
会議室ができるまでは、私が担当している案件のお客様をお迎えする機会は、ありませんでしたが、求人に関する来客などはありました。来客時は、空き机で対応するような状況でしたが、自席で作業中の社員がどうしてもお客様の視界に入ってしまうので、少し気になっていました。会議室ができたことにより、このような問題も解消されましたので、これで安心してどのようなお客様もお迎えすることができます。
また、会議室の設置と同時に、入り口とゴミ置き場に仕切りを立てました。仕切りが無くても実用上問題ありませんが、見た目が非常に良くなりました。「社員が活動しやすい環境を整える」というインフラ推進室の役割と直接的には関係ないかもしれませんが、社内の見た目を気にすることも大事なことだと思いました。

配線取り回しの様子
図3. 配線取り回しの様子

会議室
図4. 会議室

ゴミ箱前仕切り
図5. ゴミ箱前仕切り

入り口仕切り
図6. 入り口仕切り

4. 最後に

本ソフテックだよりで紹介したとおり、ソフテックでは、インフラ整備推進室を設けてその室員を中心にインフラ整備を行っております。活動を通して、いろいろな気づきがあり、社員の成長につながっていると思います。
今回は、テレビ会議システムの導入とパーテーション工事について、紹介しましたが、高松事業所設立に伴い、その他にも細かい作業がいくつかありました。そのため、きちんと進められるか不安なところがありましたが、高松事業所所員や本社、八戸にいる室員の協力のおかげで、大きな遅れを出さずに進めることができました。協力してもらうために「報・連・相」を意識しましたが、お客様の実務でも同じことが言えると思います。このような点からも、推進室活動を通じて、自身の成長に繋げることができたと思います。
その他、今回インフラ整備を担当することになりましたが、本社事業所と八戸事業所に所属していたときは、インフラ整備推進室員ではなかったので、詳しい活動内容を知りませんでした。今回の作業を通じて、今まで先輩社員がしてきた苦労を知る良い機会になりました。また、出来立ての事業所での作業により、インフラを整備することの大切さや、さらに言うと、職場のインフラ(=作業環境)が社員の仕事の質に密接にかかわっていることも実感できました。
社員にとってよりよい環境を整えるため、引き続きインフラ整備の推進に取り組んでいきたいと思います。

(T.M.)


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