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HOME > ソフテックだより > 第150号(2011年11月16日発行) 現場の声編「5S活動 〜一時保管室の管理方法改善〜」

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ソフテックだより 第150号(2011年11月16日発行)

現場の声編

「5S活動 〜一時保管室の管理方法改善〜」

1. はじめに

ソフテックでは5S推進室を設置し、5Sを推進しています。
私も5S推進室の一員で、様々な5S活動を推進してきました。
今回はその5S活動の中で、八戸事業所にある一時保管室の管理方法改善についてご紹介します。

2. 一時保管室の管理方法
(1). 一時保管室の説明

顧客から試験用で一時的に借りている機器等が梱包されていた段ボールを、一時的に保管する場所が一時保管室です。
広さは63平方メートル程になります。

(2). 改善前の状況

改善前は、製番(※1)毎に一区画に荷物をまとめ、代表するダンボールに管理票を貼るという事だけが決まっていました。
この場合、まず管理票を探すのが大変であり、またその管理票を見てもどの範囲を使用しているのか?いつまで保管するのか?が解らない状況でした。
その為、一時的に保管するのではなく、ずっと何ヵ月も荷物を置きっぱなしにしたり、無駄にスペースを使ったり、管理票を貼らずに荷物が置いてある等の問題が発生しました。

(3). 改善後の管理方法

どの様な管理方法が良いかWebや書籍などで調べてみましたが、どれも大規模な倉庫の管理方法でバーコードを使用したり、管理用のソフトを導入したりと大がかりなものばかりで、小規模で簡単な管理方法は見つかりませんでした。
そこで、5S推進室で会議を開いて議論し、独自の新しい管理方法を考えました。
改善する為のポイントは、荷物の管理者、使用製番、保管期間、使用範囲を明確にする事です。

まず、使用範囲を明確にする為、一時保管室のタイルカーペットの貼り替えを行い、下図の様に通路と荷物を置くスペースとに分けました。

タイルカーペット貼り替え前
図1. タイルカーペット貼り替え前

タイルカーペット貼り替え後
図2. タイルカーペット貼り替え後

1マスが50cm四方のタイルカーペット1枚となっています。
タイルカーペットは2色ありましたので、水色部分を通路、白色部分が荷物を置くスペースとしました。

次に一時保管室にホワイトボートを設置し、スペースを使用する場合はホワイトボードに管理情報を記入する事を義務づけました。
ホワイトボードの記入例は以下の通りです。

ホワイトボード記入例
図3. ホワイトボード記入例

タイルカーペット4枚を1スペースとし、使用するスペースに番号を記入、該当する番号に製番、製番名、管理者、使用期間を記入する事にしました。
そして、ホワイトボードの管理情報と実際の使用状況が合っているかどうか、一週間に一度点検を行う事にしました。

(4). 改善後の状況
  • PC等で管理するのではなく、ホワイトボードで管理する事により、荷物を置いてすぐにホワイトボードに記入出来る為、管理情報を記載しない等の問題はなくなりました。
  • その場で管理情報と実際の使用状況が解る為、一週間に一度の点検が楽になりました。
  • 使用範囲が明確になった為、顧客に返却できる機器は返却し、段ボールを重ねる等して、無駄にスペースを使用しない様に皆さんが意識する様になりました。
  • 管理者以外の人が荷物を探しに行った時に、どこに何があるかがすぐに解る為、荷物を探す時間も短縮されました。

管理方法を改善した所、様々なメリットがありました。

3. 最後に

2011年4月から改善を行って半年が経過しましたが、今の所問題なく管理できています。この状態を維持する為に、一週間に一度の点検は必要だと考えています。
今回、一時保管室の改善を行ってみて感じた事は、簡単な管理方法で情報を可視化させた事により、皆さんの5Sに対する意識が変わるという事です。
ただ単に注意するのではなく、管理方法を改善し、整理整頓のやり方を明確にする事で、社内の5Sが推進されていくと思います。
これからも日々改善を行いながら、5S活動を推進していきたいと思います。

(T.T.)

[注釈]
(※1)
製造番号の略で仕事の管理番号のこと。

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