「ソフテックだよりの舞台裏」

「ソフテックだより」を創刊したのは、2005年9月です。それ以来、毎月2回の定期発行を継続しており、今回が第34号となりました。
ちょっと中途半端な時期ではありますが、発行責任者の立場でこれまでを振り返るとともに、舞台裏をご紹介したいと思います。

「ソフテックだより」発行のきっかけは、2004年末にさかのぼります。翌年の事業計画を検討している際に、メルマガの発行が持ち上がりました。ソフテックは、ソフトウェアの受託開発を事業の中心にしています。受託開発ですから、お客様から引き合いをいただくことがとても重要です。そこで「技報」のような内容をレポートとしてメールで配信することを通じて、ソフテックの技術をアピールしたいと思いました。さらに、レポートを積み重ねていくことにより、ソフテックの信用を少しでも高めたいと考えました。

そのような背景から、正式に2005年の事業計画中にメルマガ発行が加わりました。しかし、具体的な検討に入ったのは夏になってからでした。
まず、発行責任者となった私が、メルマガのサンプルをいくつか作ってみました。ところが、実際にメールをテキスト文だけで書くと、無味乾燥でわかりにくいのです。HTMLでメール配信することも考えましたが、重たいメールはどうしても敬遠されてしまいます。そこで、テキストメールにはリード文だけを掲載し、レポート本文はホームページに掲載するスタイルに落ち着きました。
配信する内容のサンプルは、技術的なレポートのほかに、実際の作業状況に触れた案も用意してみました。ひとりひとりの仕事ぶりを伝えることも、ソフテックのアピールにつながるだろうと考えたのです。
それらのサンプルをもとに社内で方針を話し合ったのですが、結局はお客様の反応を見ないとわからないということで、とにかく配信しようとの結論になりました。どんな反応があるかまったく想像できないため、当面は取引のあるお客様に声を掛けて、ご了解をいただいた方にメール配信することにしました。

次は体制づくりです。私のほかに、編集責任者3名、配信などの技術担当1名との合計5名でメルマガ担当チームを7月に結成しました。編集責任者3名には「隗（かい）より始めよ」と、最初の原稿の作成を依頼しました。
準備期間を考慮して2005年9月第1水曜日を創刊日と決め、7月19日に全社員宛てのアナウンスを行いました。

創刊号の原稿は、編集責任者が務まるような社員に依頼したこともあり、予定通りにできあがりました。当社よりメルマガの配信を呼び掛けたお客様から、徐々にご了解の返答をいただき、ある程度の読者数の目処も立ちました。

しかしながら、すべてが順調には進まないものです。メルマガ配信のシステム (*) は、Ｎｏｔｅｓを利用して、独自のシステムを開発することにしたのですが、配信日の午後までこのシステムの試験に時間を要しました。
せっかくのPRの場なのに配信ミスがあっては逆効果です。そのための充分な確認が必要なのに、自社開発という理由で、アレコレと機能を増やそうとしたのが原因でした。
少しだけ予定時刻の午後3時を越えましたが、9月7日午後3時49分に創刊号の配信が無事に完了しました。最初の読者は22名のスタートでした。

(*).ソフテックだより 第２３号 2006年8月2日 技術レポート「［Notes DB 実装例］ 一斉配信データベース」

ここで、毎回の配信までの舞台裏を紹介したいと思います。
配信を行う1ヶ月前までには、編集責任者から原稿作成の依頼を担当者に行います。ホームページに掲載すれば不特定多数の人が読むのですから、担当する社員にはかなりのプレッシャーです。指名を受けた社員は、一様に「えーっ、私ですか！？イヤだなあー」という反応を示します。開発作業が忙しいと言う社員もいますが、「いずれ順番が回ってくるのだから」と言い聞かせて、なんとか対応してもらいます。

次はテーマの検討です。「技術レポート」に関しては、編集責任者が最近の開発で利用した技術の中から、テーマを指定することがほとんどです。
一方、「現場の声」は、自由にテーマを決めて構わないのに、最近「ネタがない」と言い出す社員が増えて困っています。そんなにおもしろい話を書けるわけでもないのに、「うまく行ったこと」を書きたいと考えるようです。失敗した話でも、お客様に迷惑が掛かる内容でなければ、そのまま書いてもらうことにしています。

配信の1週間前ぐらいには、担当者から最初の原稿が提出され、そこから編集責任者が原稿のチェックを行います。誤字脱字はもちろんですが、お客様との機密保持契約を意識するあまり、内容が読者に伝わりにくい場合には、大幅な構成の見直しも指示します。専門用語は、一般的な言葉かどうか、Googleなどを使ってヒット数を確認することもあります。
ソフテックの社員は、お客様へ仕様書を提出したり、上司へ報告を出したりすることは多くても、顔の見えない相手に向かって文章を書く機会はほとんどありません。放っておくと、いつもの業務で慣れている堅い文章になりがちなので、表現を柔らかくするようにとか、図表を使うようにと指示することもしばしばあります。

そうこうしているうちに、配信日が迫ってきます。しかし、最終原稿が発行責任者の私に回ってくるのは、早くても数日前です。なかには、配信当日ギリギリまで、何度も何度も修正を繰り返す社員もいます。時間にルーズなのか、それとも几帳面なのか、ご判断は分かれるでしょうが、本当にヒヤヒヤさせられます。

そんな苦労は毎回ありますが、これまで1度も配信日に間に合わなかったことも、配信日を変更したこともありません。この点に関しては、編集責任者や担当者の努力に感謝するとともに、私自身とても「誇り」に思っています。

ソフテックホームページの週間アクセス数

上のグラフは、当社ホームページへの1週間ごとの総アクセス数の推移を表したものです。「ソフテックだより」だけでなく、当社サイトのすべてのページへのアクセス数になります。
創刊から半年が過ぎた2006年4月に、当社のホームページ上でバックナンバーを公開しました。同時期にＲＳＳ配信に対応したこともあり、アクセス数が増加し始めました。昨年3月までは3000PV（ページビュー：ページ閲覧延べ回数）以下だったアクセス数が、年末には6000PVまでになりました。今では、平日に1000PV以上のアクセスがあります。社内のアクセスはカウントに含まれませんから、いったいどんな人がそんなにソフテックに興味を持っているのかと不思議に感じます。

アクセス数の増加に比較すると、まだまだ少ないのですが「ソフテックだより」をご覧になったお客様から問い合わせをいただくケースも出てきました。

「継続は力」というように、1年経ってようやく効果が表れてきたのかな？と実感しつつあります。

お客様にソフテックをアピールしていきたいと、手探りで始めた「ソフテックだより」が、ソフテックへの就職が内定した学生への配信や、一般への公開など、発信の目的はさまざまな形に変化してきました。方向性が定まっていないのは相変わらずですが、良い言い方をすれば柔軟にありのままをお伝えしているところも、ソフテックらしいのではないかと思っています。

これからも、月2回の掲載を継続していきますので、温かく見守っていただきたいと存じます。