「ISO9001認証取得、そして継続的改善に向かって」

第28号ソフテックだよりにて「社内への品質マニュアルの周知、徹底の手段」として、内部監査員セミナーを毎年何人かに受講してもらい、内部監査員セミナーによって品質マニュアルの徹底を図ると書きました。
今後の一つの方法として、内部監査員を増やしていくことによりISO要求・品質マニュアルを社内へと浸透させることは実施する予定ですが、内部監査員セミナーを受講してもらうだけではあまり浸透に繋がらないと考えています。
ソフテックでは内部監査員になるための一つの条件として、外部の内部監査員セミナーを受講することが条件となっていますが、内部監査員セミナーをどんどん受講してもらい内部監査員を増員するだけではISO要求・品質マニュアルの浸透にはなりません。内部監査員セミナーの受講はもちろん大切ですが、やはり実際に内部監査を行っていくことによりISO要求・品質マニュアルの浸透が行われると考えます。
しかし、内部監査員を増員し、しかも全内部監査員にそれなりに経験を積んでもらうとすると、時間がかかってしまいます。

内部監査員を増やしていく事とは別に、ISO要求・品質マニュアルの浸透に貢献できることはなにもないのか？
ISO要求・品質マニュアルの浸透というよりは品質マニュアルで求めている記録文書の作成を浸透させるといった意味合いが強いですが、現在実施を検討している方法が一つあります。
それはプロセスフローの作成です。（前置きが長かった割に、ごくごく普通の方法です）
品質マニュアルを覚えるほど熟読したり、作業の度に該当箇所を探して読まないまでも、どんな記録が必要なのか？次になにをすべきかが分かる資料として業務フローが欲しいという要望が社内から挙がっていたのですが、つい認証取得の作業を優先してしまい後回しになっていたものです。現在の品質マニュアルには業務フローとして大まかな仕事の流れと、その際に作成すべき資料を記した物はあるのですが、これをもう少し細かいプロセス単位でフロー図を作成したいと思います。
例えば現在の業務フローで「出荷」という一項目で終わっているところを、出荷プロセスとし、出荷検査→合否判定→不適合処理→バックアップ→出荷といったようにする予定です。

現在 管理責任者（ISO推進の責任者）という役割を任せていただいており、品質マニュアルに沿って実務を行う際に色々質問されることがあるのですが、「ISO要求・品質マニュアル厳守」の視点と、「実務優先」の視点で揺れ動いてしまうことがあります。

例えば「ISO要求・品質マニュアル厳守」の視点を重視したときの利点と欠点にはどんなものが考えられるかというと、

次に「実務優先」の視点を重視したときの利点と欠点にはどんなものが考えられるかというと、

こうやって各視点の利点欠点を並べてみると、どちらか一方の視点に立つのではなく、ケースバイケースに程良く各視点に立つ必要があることが分かります。
自分で書いていて、「やっぱりそうなのか」と思い安心もしましたが、「ケースバイケースで！」と簡単に言うことはできても、実践はなかなか難しいです・・・
「ISO要求・品質マニュアル厳守」の視点と、「実務優先」の視点でのギャップを少しでもなくせるように、品質マニュアルと実務の双方に継続的改善を加えていきたいと思います。

ソフテックの品質マニュアルでは内部監査の開催頻度を年二回と定めていますが、半年に一回という周期では前回得た経験を次回まで覚えていることも難しくなってしまいます。記録として残しておいても「あー、そういえばそうだった」となってしまい、せっかくの経験が生かされなくなってしまう恐れがあります。
特に最初のうちは社内へのISO要求・品質マニュアルの浸透も不足しており、内部監査員も初心者で試行錯誤しながらの内部監査となります。
そこで、社内へのISO要求・品質マニュアルの浸透と、内部監査員の勉強のためにも回数を品質マニュアル記載より増やし、隔月実施にしようと計画しました。

・・・正直に告白します。実際にやってみるまで内部監査を舐めていました。

初めての内部監査を昨年の末に行いました。二日間かけて8人に対して行ったのですが、二日間 内部監査員の通常業務はほぼ完全に停止してしまいました。
最長では1人の内部監査に６時間もかかってしまいました。
初の内部監査ですから、時間がかかるだろうとは予想していましたが、想像以上です。

• 隔月実施とはしましたが、何月何日にやるとまでは決めていないなかった。
• 想像以上に時間がかかったことのインパクトが強かった。

といった事が影響し、なかなか次の内部監査予定の検討に踏み切れませんでした。
そうこうしているうちに、隔月開催であれば2ヶ月後に実施していなければいけないのですが、2ヶ月半以上過ぎてしまいました。
初回から約3ヶ月後の日程で開催しようにも実施まで期間がなく、結局初回から4ヶ月後に実施することを計画しました。

今回は前回ほど時間がかかることは無いと思いますが、二日間指定しそこで集中的に行うと、通常業務がほとんど停止してしまうことから、2週間ほどの期間を設けて、この間に実施してもらうように計画しました。