「外注委託と外注の管理について」

技術面の前に、「責任を持った対応をしてくれるのか？」など会社の体質的な面が良い外注先に依託することが重要です。
しかし、依託してみないと見えてこない部分もあり、事前に把握するのが大変に難しいです。

システムの要求仕様（外部仕様）を文書で明確化して委託します。
委託先にもよりますが、必要であればソフト的な製作仕様までブレークダウンしてから依託します。
逆に仕様から検討・提案してくれる外注先であれば、依託する内容以上の成果を期待できる可能性があるのと同時に仕様の認識ズレが少なくなると感じています。

認識がズレないように仕様を提示する工夫は大事です。しかし、いくら時間を掛けて資料を作り説明しても、外注先との間では立場も経験も異なるため、完全に認識が合うことは有り得ません。そこで、認識にズレがあることに気付く機会を作り、確認をしています。
例えば以下があります。

外注先の作った予定を元に、進捗遅れや何か問題が発生していないかの確認をします。
そのために外注先には、定期的に状況を報告してもらうようにしています。これにより、進捗が悪いなどの問題に対して早期に手を打つことができます。

コーディング作業が完了し、テストのフェーズに入る前にテストスペックを出してもらいます。
この作業を行なうことで、製作内容に問題があった場合には、テスト前に修正を行なってもらうことが可能となります。これも(３)の認識のズレから起こる誤った仕様の把握を発見する方法の１つです。

外注先のテストが完了したソフトの受け入れを判定するために、弊社でも動作確認を行います。
問題があるときは修正してもらい、問題が無いことが分った時点で検収をあげます。

私たちは、お客様から伝達される仕様をそのとおりに具体化せず、むしろ仕様そのものを提案することをモットーにしています。
そのために受託した範疇の把握だけではなく、システム全体の把握、システムの歴史の把握など、背景的なことも含めた把握を積極的におこなうよう努めております。このように、仕様から考えることはお客様との間で認識のズレが生まれにくくなるともいえます。
外注先によっては、言われたままに間違った仕様でも指摘せず製作するところもあるようですが、弊社では考えられません。
以上は、お客様と対等の関係で成り立つことであると考えており、お客様とともにものづくりをすることを意識しています。

弊社では、グループウェア『Lotus Notes』を使い各社員間のコミュニケーションと情報共有を行っています。
さらに、一部のお客様との間でもWeb環境で『Lotus Notes』を使い、コミュニケーションおよび情報共有を行っています。なお、『Lotus Notes』を導入して頂いてないお客様との間でもWebブラウザー環境で、間接的に弊社の『Lotus Notes』に記録が残るようにしています。E-Mailのみでのやり取りの場合でも、社内では『Lotus Notes』へ情報を残すようにしています。
上記のように、グループウェアを使用することにより、成果物と開発過程の質疑応答の記録が残ります。
弊社は、お客様のリピート率が非常に高いのが特徴ですが、情報の共有と蓄積により次回の開発でもスムーズに取り掛かることができるメリットがあります。

一度受託した仕事は必ず最後までやり遂げます。
外注によってはギブアップしてしまうところもあるようですが、弊社ではありえないことです。