現場の声編「外注委託と外注の管理について」

株式会社ソフテック

制御用ソフトウェアの受託開発を手がけて４０年の経験と
受注案件４７５０件（2012年4月末時点）の実績

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ソフテックだより第８号（2005年12月21日発行）
現場の声編
「外注委託と外注の管理について」

お客様から仕事を請ける立場のソフテックですが、弊社内だけで作業を実施できない場合は外注委託することがあります。もちろん、お客様との契約により外注委託することを禁止されている場合は社内のみで対応いたします。ソフトウェアは目に見えないため、どの企業においても外注委託には苦労が伴うと思います。今回は弊社の外注委託について工夫していることをお伝えします。１．はじめに
	お客様から仕事を頂いている立場のソフテックですが、頂いた仕事を社内のみで吸収できない場合は外部へ委託して対応しています。ソフトウェア開発の難しい点ですが、作られたものが仕様どおりに動くのかどうかを目で見て確認できるようになるのが、開発の最終段階であることが挙げられます。そのため、その段階で大きな問題が発見されると、予定通りの品質・費用・納期を達成することは難しい状況になってしまいます。ソフトウェア開発のプロである私たちも外注依託には苦労しています。そのためお客様においても、弊社をはじめとする外注先への委託にはさまざまな苦労があるものと思います。今回は、弊社が外注委託するときに工夫していることをお伝えします。同時に弊社の特徴について説明させて頂きます。
２．外注依託を成功させるための工夫
	予定通りの品質・費用・納期を達成するために工夫していることです。
	(１) 良い外注へ委託する
		技術面の前に、「責任を持った対応をしてくれるのか？」など会社の体質的な面が良い外注先に依託することが重要です。しかし、依託してみないと見えてこない部分もあり、事前に把握するのが大変に難しいです。
	(２) 仕様を文書と口頭でできるだけ細かく伝達する
		システムの要求仕様（外部仕様）を文書で明確化して委託します。委託先にもよりますが、必要であればソフト的な製作仕様までブレークダウンしてから依託します。逆に仕様から検討・提案してくれる外注先であれば、依託する内容以上の成果を期待できる可能性があるのと同時に仕様の認識ズレが少なくなると感じています。
	(３) 認識のズレに気付く機会を作る
		認識がズレないように仕様を提示する工夫は大事です。しかし、いくら時間を掛けて資料を作り説明しても、外注先との間では立場も経験も異なるため、完全に認識が合うことは有り得ません。そこで、認識にズレがあることに気付く機会を作り、確認をしています。例えば以下があります。 A) 見積書の内容確認項目分けが適切か、工数は多すぎないか少なすぎないか、見積り条件に不足が無いか、などを確認することで認識ズレを発見します。 B) レビューの実施外注先が作った仕様書などの成果物に対してのレビューを行い、認識ズレを発見します。
	(４) 状況管理
		外注先の作った予定を元に、進捗遅れや何か問題が発生していないかの確認をします。そのために外注先には、定期的に状況を報告してもらうようにしています。これにより、進捗が悪いなどの問題に対して早期に手を打つことができます。
	(５) テストの前にテストスペックを提出してもらう
		コーディング作業が完了し、テストのフェーズに入る前にテストスペックを出してもらいます。この作業を行なうことで、製作内容に問題があった場合には、テスト前に修正を行なってもらうことが可能となります。これも(３)の認識のズレから起こる誤った仕様の把握を発見する方法の１つです。
	(６) 受け入れ前に動作確認をする
		外注先のテストが完了したソフトの受け入れを判定するために、弊社でも動作確認を行います。問題があるときは修正してもらい、問題が無いことが分った時点で検収をあげます。
	以上は一例に過ぎず、他にも色々な工夫があると思います。しかし、どれもこれも社内でもやるべき当たり前のことだらけだと感じるのではないでしょうか。確かにそのとおりだと思います。しかし、社内と外注先とではコミュニケーションの質・量が大幅に異なるうえ、これまでの経験も異なっているのが当たり前です。そのため、やるべきことをきちんと伝えたうえで、伝わったかの確認をして認識のズレを防ぐことが大事だと思います。認識のズレを防止することが、予定通りに製作してもらうことの大きなポイントの一つだと考えています。
３．ソフテックの特徴
	以上のように、私たちも外注委託に苦労しているため色々と工夫しております。また、そのような経験を踏まえ、お客様の立場からは『良きパートナー』として認識して頂けるよう努めております。他の外注と一味違うと自負する弊社の特徴を以下に記します。
	(１) 仕様から考える
		私たちは、お客様から伝達される仕様をそのとおりに具体化せず、むしろ仕様そのものを提案することをモットーにしています。そのために受託した範疇の把握だけではなく、システム全体の把握、システムの歴史の把握など、背景的なことも含めた把握を積極的におこなうよう努めております。このように、仕様から考えることはお客様との間で認識のズレが生まれにくくなるともいえます。外注先によっては、言われたままに間違った仕様でも指摘せず製作するところもあるようですが、弊社では考えられません。以上は、お客様と対等の関係で成り立つことであると考えており、お客様とともにものづくりをすることを意識しています。
	(２) 情報をお客様と共有する
		弊社では、グループウェア『Lotus Notes』を使い各社員間のコミュニケーションと情報共有を行っています。さらに、一部のお客様との間でもWeb環境で『Lotus Notes』を使い、コミュニケーションおよび情報共有を行っています。なお、『Lotus Notes』を導入して頂いてないお客様との間でもWebブラウザー環境で、間接的に弊社の『Lotus Notes』に記録が残るようにしています。E-Mailのみでのやり取りの場合でも、社内では『Lotus Notes』へ情報を残すようにしています。上記のように、グループウェアを使用することにより、成果物と開発過程の質疑応答の記録が残ります。弊社は、お客様のリピート率が非常に高いのが特徴ですが、情報の共有と蓄積により次回の開発でもスムーズに取り掛かることができるメリットがあります。
	(３) 最後まで責任を持つ
		一度受託した仕事は必ず最後までやり遂げます。外注によってはギブアップしてしまうところもあるようですが、弊社ではありえないことです。

「少しでも今後の外注委託の参考になれば・・・」そう思って今回このテーマを選びました。ちょっとでもお役に立つことが出来れば幸いです。

（Ｎ．Ｋ．）

TEL:03-5368-1641

お客様から仕事を請ける立場のソフテックですが、弊社内だけで作業を実施できない場合は外注委託することがあります。もちろん、お客様との契約により外注委託することを禁止されている場合は社内のみで対応いたします。ソフトウェアは目に見えないため、どの企業においても外注委託には苦労が伴うと思います。今回は弊社の外注委託について工夫していることをお伝えします。１．はじめに
	お客様から仕事を頂いている立場のソフテックですが、頂いた仕事を社内のみで吸収できない場合は外部へ委託して対応しています。ソフトウェア開発の難しい点ですが、作られたものが仕様どおりに動くのかどうかを目で見て確認できるようになるのが、開発の最終段階であることが挙げられます。そのため、その段階で大きな問題が発見されると、予定通りの品質・費用・納期を達成することは難しい状況になってしまいます。ソフトウェア開発のプロである私たちも外注依託には苦労しています。そのためお客様においても、弊社をはじめとする外注先への委託にはさまざまな苦労があるものと思います。今回は、弊社が外注委託するときに工夫していることをお伝えします。同時に弊社の特徴について説明させて頂きます。
２．外注依託を成功させるための工夫
	予定通りの品質・費用・納期を達成するために工夫していることです。
	(１) 良い外注へ委託する
		技術面の前に、「責任を持った対応をしてくれるのか？」など会社の体質的な面が良い外注先に依託することが重要です。しかし、依託してみないと見えてこない部分もあり、事前に把握するのが大変に難しいです。
	(２) 仕様を文書と口頭でできるだけ細かく伝達する
		システムの要求仕様（外部仕様）を文書で明確化して委託します。委託先にもよりますが、必要であればソフト的な製作仕様までブレークダウンしてから依託します。逆に仕様から検討・提案してくれる外注先であれば、依託する内容以上の成果を期待できる可能性があるのと同時に仕様の認識ズレが少なくなると感じています。
	(３) 認識のズレに気付く機会を作る
		認識がズレないように仕様を提示する工夫は大事です。しかし、いくら時間を掛けて資料を作り説明しても、外注先との間では立場も経験も異なるため、完全に認識が合うことは有り得ません。そこで、認識にズレがあることに気付く機会を作り、確認をしています。例えば以下があります。 A) 見積書の内容確認項目分けが適切か、工数は多すぎないか少なすぎないか、見積り条件に不足が無いか、などを確認することで認識ズレを発見します。 B) レビューの実施外注先が作った仕様書などの成果物に対してのレビューを行い、認識ズレを発見します。
	(４) 状況管理
		外注先の作った予定を元に、進捗遅れや何か問題が発生していないかの確認をします。そのために外注先には、定期的に状況を報告してもらうようにしています。これにより、進捗が悪いなどの問題に対して早期に手を打つことができます。
	(５) テストの前にテストスペックを提出してもらう
		コーディング作業が完了し、テストのフェーズに入る前にテストスペックを出してもらいます。この作業を行なうことで、製作内容に問題があった場合には、テスト前に修正を行なってもらうことが可能となります。これも(３)の認識のズレから起こる誤った仕様の把握を発見する方法の１つです。
	(６) 受け入れ前に動作確認をする
		外注先のテストが完了したソフトの受け入れを判定するために、弊社でも動作確認を行います。問題があるときは修正してもらい、問題が無いことが分った時点で検収をあげます。
	以上は一例に過ぎず、他にも色々な工夫があると思います。しかし、どれもこれも社内でもやるべき当たり前のことだらけだと感じるのではないでしょうか。確かにそのとおりだと思います。しかし、社内と外注先とではコミュニケーションの質・量が大幅に異なるうえ、これまでの経験も異なっているのが当たり前です。そのため、やるべきことをきちんと伝えたうえで、伝わったかの確認をして認識のズレを防ぐことが大事だと思います。認識のズレを防止することが、予定通りに製作してもらうことの大きなポイントの一つだと考えています。
３．ソフテックの特徴
	以上のように、私たちも外注委託に苦労しているため色々と工夫しております。また、そのような経験を踏まえ、お客様の立場からは『良きパートナー』として認識して頂けるよう努めております。他の外注と一味違うと自負する弊社の特徴を以下に記します。
	(１) 仕様から考える
		私たちは、お客様から伝達される仕様をそのとおりに具体化せず、むしろ仕様そのものを提案することをモットーにしています。そのために受託した範疇の把握だけではなく、システム全体の把握、システムの歴史の把握など、背景的なことも含めた把握を積極的におこなうよう努めております。このように、仕様から考えることはお客様との間で認識のズレが生まれにくくなるともいえます。外注先によっては、言われたままに間違った仕様でも指摘せず製作するところもあるようですが、弊社では考えられません。以上は、お客様と対等の関係で成り立つことであると考えており、お客様とともにものづくりをすることを意識しています。
	(２) 情報をお客様と共有する
		弊社では、グループウェア『Lotus Notes』を使い各社員間のコミュニケーションと情報共有を行っています。さらに、一部のお客様との間でもWeb環境で『Lotus Notes』を使い、コミュニケーションおよび情報共有を行っています。なお、『Lotus Notes』を導入して頂いてないお客様との間でもWebブラウザー環境で、間接的に弊社の『Lotus Notes』に記録が残るようにしています。E-Mailのみでのやり取りの場合でも、社内では『Lotus Notes』へ情報を残すようにしています。上記のように、グループウェアを使用することにより、成果物と開発過程の質疑応答の記録が残ります。弊社は、お客様のリピート率が非常に高いのが特徴ですが、情報の共有と蓄積により次回の開発でもスムーズに取り掛かることができるメリットがあります。
	(３) 最後まで責任を持つ
		一度受託した仕事は必ず最後までやり遂げます。外注によってはギブアップしてしまうところもあるようですが、弊社ではありえないことです。

「少しでも今後の外注委託の参考になれば・・・」そう思って今回このテーマを選びました。ちょっとでもお役に立つことが出来れば幸いです。