「ソフテック社員が行っている業務プロセスについて」

ソフテックの特徴の1つとして、「営業や総務の部門をもっていない」ことがあげられます。ソフテックは技術部のみある会社で、正社員は全員エンジニアです。
営業や総務の部門がないため、社員が営業や総務に相当する役割も担当しています。
今回はソフテック社員が行っている一連の業務プロセスについて紹介したいと思います。

引き合いから回収（入金）確認までの業務プロセスについて図1にまとめました。
ソフテックでは(1)から(11)までのプロセスすべて（図1のオレンジ背景箇所）を各社員が担当しています。ソフトウェア会社によっては、エンジニアの大半は(6)のソフトウェア開発だけ行うという会社もあると思います。

なお、ソフテックではNotesというグループウェアを利用しており、見積書や売上書類などの各文書の作成や承認のプロセスはすべてNotes上で行っています。

図1.業務フロー

各業務プロセス(1)〜(11)の内容について説明します。

(1).

引き合いへの応対
ソフテックは受託開発会社ですので、お客様から引き合をいただけなければ何も始まりません。
既存のお客様からの新規開発や変更の引き合い以外にも、ホームページを通じて新規のお客様から引き合いをいただくこともあります。
ソフテックには営業部門がなく、ホームページが営業の役割を果たしているため、新規のお客様はホームページからの問い合わせがほとんどです。取引が始まったあとは各社員が営業の役割も果たします。
客様から引き合いがあったときは、お客様からの情報に基づきご要望を把握し、打ち合わせに挑みます。

(2).

打ち合わせ
お客様と打ち合わせを行い、お客様が求められているシステム（ソフトウェア）について、具体的に仕様を確認・決定していきます。
エンジニアが直接打ち合わせを担当することで、技術的な内容の話し合いにも柔軟に対応でき、より良い提案が行えます。
対面での打ち合わせの他にも、電話やEメールでやり取りが行われる場合もあります。

(3).

見積書作成
お客様から見積依頼を受けたら要求仕様書を作成し、見積もりを行います。お客様に要求仕様書を作成していただける場合もあります。
見積書を作成し、管理者に承認依頼を行います。

(4).

見積書提出
管理者から見積書の承認がおりたら、お客様に見積書、要求仕様書を提出し見積もり内容の説明を行います。
ソフトウェアは中身が見えないため、見積もりの説明はとても難しいです。お客様から見れば簡単に実現できそうだと思っている機能でも、ソフトウェアで実現するには難しい場合があります。そのような内容も含めてエンジニアが直接見積もり内容を説明することで、お客様に理解していただけるようにしています。
見積もり金額などの条件が折り合わない場合は、要求仕様の見直しや前提条件の見直しを行い、見積書を再提出する場合もあります。

(5).

受注処理
お客様に見積書内容でご了承いただけたら、注文書を発行していただきます。
金額、納期、支払条件など、見積書と注文書の条件が一致していることを確認し、管理者に受注の承認依頼を行います。
受注の承認をもって、正式にソフトウェア開発に着手できます。

(6).

ソフトウェア開発
ソフトウェアを開発していきます。具体的なソフトウェア開発プロセスについてはここでは省略させていただきます。

(7).

納品
完成したソフトウェアをお客様に納品します。
お客様は、納品されたソフトウェアが仕様通りであるかを検査する検収処理を行います。仮に、要求仕様を満たしていないなど検収不合格となった場合、お客様にご迷惑をおかけすることになります。また、検収合格をいただけるまで代金の請求はできないため、回収（入金）が遅れ、会社にも迷惑をかける事態にもなりかねません。このような事態にならないためにも、品質の高いソフトウェアを開発することに努めています。

(8).

売上書類作成
検収合格をいただけたら請求書などの売上書類を作成し、管理者に承認依頼を行います。

(9).

請求書発行
管理者から売上書類の承認がおりたら、最終納品物一式と納品書、請求書をお客様に送付します。

(10).

受領書受領
最終納品物をお客様に確認していただき、受領書を発送していただきます。

(11).

回収（入金）確認
支払期日までに銀行口座に入金されていることを確認します。
銀行口座への入金確認は専任の担当者が行いますが、入金確認者がNotesに記録した文書を各社員がチェックすることで回収（入金）確認を行っています。

ソフテックがお客様から仕事を受けた場合を例に説明しましたが、ソフテックから協力会社へ仕事を依頼するケースもあります。その場合は、図1のお客様側のフローにある「引き合い」〜「納品書・請求書受領」までを社員が対応しています。

(1)〜(4)はある程度の経験を必要としますが、社員全員が各業務プロセスを対応できるように指導を受けています。
一連の業務プロセスを対応することにより、いくつかメリットを感じるようになりました。上に書いた内容もありますが、以下に記載します。

• 打ち合わせ時に、技術的な内容の話し合いにも柔軟に対応でき、より良い提案が行える。
• 見積もり説明時に、具体的な根拠の説明が行える。
• 各社員が現在どのプロセスまで進んでいるのか把握しており、お客様からの問い合わせに対して即座に回答することができる。
• 受注・売上の専任担当者不在などにより、処理が滞ることがない。
• 最初から最後まで責任を持って仕事に取り組む意識が強くなった。

今後もこのメリットを活かして対応していきたいと思います。もちろん、デメリットもあると思いますので、不都合な点がございましたら率直にご指摘いただければと思います。