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HOME > ソフテックだより > 第134号(2011年3月16日発行) 現場の声編「入社1年を振り返って 〜初めての単独出張〜」

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ソフテックだより 第134号(2011年3月16日発行)

現場の声編

「入社1年を振り返って 〜初めての単独出張〜」

1. はじめに

私は今年4月で入社1年を迎える上海出身の新入社員です。この1年間弱を振り返ってみると、成長したことや失敗したことが数多くの記憶となって思い浮かんできます。その中でも、初めての単独出張は私にとって特に大きな挑戦だったので、強い印象が残っています。本稿では、その時に感じたことや学んだことについて紹介させていただきます。

2. 担当作業内容

初めての単独出張作業の内容は、あるシステム機器との組み合わせ試験を行うものです。システム機器の特性から借用しての社内対応が困難だったため、客先へ出張して対応する必要がありました。出張期間は3日間に渡り、最初の1日目は客先ご担当者への紹介や作業が軌道にのるまでのサポートのため、上司も同行していましたが、この後の2日間は単独出張になりました。
最初に出張の指示を受けた時、少々驚きました。なぜかというと、私は新入社員であり、特に日本語でのビジネス会話が非常に苦手なので、直接にお客様の前で話すのが大きな挑戦になると感じたためです。しかし、挑戦しないといつまでも成長できません。その壁を乗り越えることで、いろいろ体験できる成長できると思い、大きなやりがいを感じました。

3. 出張前の準備
3-1. 自分が準備したこと

出張することが決まってから、まず自分なりに以下の準備をしました。

(1)
作業内容を明確にして、「作業に必要なものがないか?」不明点を残さずに上司や先輩たちに確認するようにしました。
(2)
先輩たちの出張報告を読んで、客先出張作業についてイメージを膨らませ、出張中にどのような報告すればよいかを勉強しました。
(3)
出張先のお客様がどのような会社かをホームページで調べました。出張先のことを知ることで、緊張感が緩和できると考えたからです。
(4)
お客様との話し方が苦手なので、普段から先輩たちの来客対応の仕方や話し方を意識して学ぶようにしました。
3-2. 上司や先輩から教わったこと

自分が一人で悩んでいるように感じられたかもしれませんが、上司から出張をテーマとしてミーティングを開催していただきました。豊かな経験を持っているグループの先輩たちからいろいろ教えていただき、大変助かりました。
単独出張において、もっとも重要なのは「自分が会社の代表になっていることを意識すること」と教わりました。そのため、お客様によい印象をもっていただけるように、自分の行動を常に意識しなければいけません。具体的に、注意すべき点は主に以下のようなことです。

(1)
作業の進捗はもちろん、判断に迷うことは、随時に報告/相談すること
(2)
精密機器の操作に特に注意すること(高価な機器が多いので)
(3)
出張先のセキュリティ制度に注意し、むやみに関係のないフロアなどに立ち入らないこと
(4)
挨拶をしっかりすること
(5)
当日の交通状況に関わらず、遅刻を禁じること
(6)
作業場所には高価な機材が多数あるので、作業場所で飲食はしないこと
4. 出張先で感じたこと

同じテスト作業ですが、社内で行うのとお客様の場所で行うのは大きな違いがありました。注意すべき点は3章で書いたように、出張前にいろいろ準備しました。しかし、出張先の場でしかわからないこともありました。出張中で気づいてきたことを以下にまとめます。

4-1. 報告の回数が非常に多かった

出張で一日の報告回数は社内の作業より何倍も増えています。ここで、注意すべきなのは現在の進捗や作業した内容だけではなく、これからの作業内容や今後の予定なども随時に報告することです。

4-2. 出張先と社内の情報を共有できる報告

社内での作業は基本的に自分と上司の二人しかいません。しかし、出張先ではお客様側の担当者も入っているので、三人のやり取りになりました。また、離れた場所の情報を共有できるように、報告の内容や仕方や順番なども異なってきました。例えば、テストでバグを見つけた時、上司とお客様に対して、それぞれの報告を図1で示します。

例えば、テストでバグを見つけた時に、上司とお客様に対して、それぞれの報告内容を図1で示します。
図1. 出張先と社内の情報を共有できる報告

5. 出張を振り返って

同じテスト作業ですが、社内で行うのとお客様の場所で行うのは大きな違いがありました。注意すべき点は2章で書いたように、出張前にいろいろ準備しました。しかし、出張先の場でしかわからないこともありました。出張中で気づいてきたことを以下にまとめます。

5-1. 得られたこと/学んだこと

今回の出張を通じて、もっとも大きな収穫は自分ができることと不足していることを明確にわかるようになったことだと思います。例えば、お客様との会話は未熟ではありましたが、事前に心配したようにコミュニケーション面で意思の疎通が図れないことはありませんでした。一方、詳細の説明などでうまく伝えられない場面があり、コミュニケーション力に磨きをかけていかなければと感じました。

また、出張先でお客様との距離が近くなったので、お客様の視点や気持ちを少しでもわかってきた気がします。そのほか、普段と少し変わった会社雰囲気や作業環境を体験できたので、新鮮に思いました。

5-2. 次につなげていきたい反省点

作業ミスによって予定時間内に作業を完了することができない失敗も経験しました。もし社内で作業する場合、少し残業すれば挽回できるので、大きな問題にはなりません。しかし、お客様の場所を借りて作業しているので、予定時間を超えた残業はお客様に大きな迷惑をかけています。結局、残業で作業の遅れを無事に挽回できましたが、自分だけではなく上司からもお客様に謝りました。予定時間内に作業を完了するように今後さらに注意します。

6. 終わりに

初めての出張を含めてこの1年間で自分が大きく変わっていると実感しています。多くの失敗に悔しいこともありますが、上司や先輩から親切にいろいろ教えていただき、自分が少しずつ成長していることを大変うれしく思います。この気持ちを今後も忘れずに生かしていきたいと思っています。
最後まで拙い文章をお読みいただき、ありがとうございました。

(Y.N.)


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