現場の声編「５Ｓ活動の現状」

5S活動を始めてからチェックシートによる5Sチェック（社内の5S状況の確認）を行っています。5Sチェックは推進室員だけでなく、全社員と取締役にも参加してもらい、チェックを行った人の意見、感想も含めてチェック結果の報告を行ってもらっています。
これにより、活動前とはずいぶん状況が変わってきており、社員の5Sに対する意識も高まってきたように思います。

この進め方をしていましたが、実施していくうちに、問題点が出てきました。

問題点1　チェック結果の報告が遅れる。

5Sチェックの結果はチェックを行った人が報告することにしていますが、他の業務を優先して報告が遅くなることがありました。　チェックで問題のある箇所については「その時、その場」で改善したいため、チェック後、すぐに報告を行ってもらうのがよいのですが、その日のうちに報告するのはいいほうで、数日後に報告が行われることもあります。　これでは社内状況が変わっていることや、問題のあった人がいないこともあるので、報告が遅れると対処のしようがありません。

問題点2　チェックで問題があった人に何も伝わっていない。

5Sチェック結果は社内メールで配信されますが、問題が指摘されているのに見ていない人もいます。　問題があっても改善の指導も何もないのですから、その人は同じ指摘を何度もされることになります。　その人のレベルアップにもなりませんし、会社で取り組んでいる5Sにもよい影響は出ないと思います。

問題点3　チェックで問題があった場所への対処が行われていない。

問題点2とも関連することなのですが、5Sチェックを行ったときに「これは問題だなぁ」、「この場所、もう少し整理整頓できないかなぁ」ということを感じている人は意外と多くいます。　そのような内容が度々報告されるものの、長い間放置されているような場所もありました。

このような問題点への対処がしっかり行われていなかったため、5Sは行っているが改善が進んでいない状態が続きました。　このままでは形骸化してしまう恐れもあるため、推進室員で対策の協議を行い、改善の取り組みを行うことにしました。

対策1　5Sチェック後に、チェック結果の確認を行う。

問題点1、問題点2への対策として、5Sチェック後に、問題箇所の確認を行うようにしました。
この対策により、「その時、その場で」改善できるようになります。　また、問題があった人に対して、何が問題あるのか、どのようにすればよいのか話をすることで、問題点の改善に役立ててもらうことができます。
勝手にチェックして勝手に減点しているということもなくなり、５Ｓ推進の妨げにつながる『社員の不満』も少なくすることにつながります。

対策2　5S推進室で月1回ミーティングを行う。

問題点3の対策として5S推進室員のミーティングを行うことにしました。
それまでは何らかの対処が必要になったときに不定期で行っていましたが、推進状況の確認、現状の問題点への対処、各取り組みの改善要素検討などを月1回行うようにしています。　検討した内容は次月で対処を行い、その内容についてのチェックも行います。
この対策により、問題があるとわかっている場所への対策も取れるようになり、全員で5Sを実施しているという意識が高まっていると思います。

このようなミーティングを行うことで、PDCAサイクルをまわすことになり、5S推進活動が効果的に行われることになります。
合わせて、推進室員同士のコミュニケーション、5S推進の意識をあわせることにつながり、もっと早くやっておくべきだったと感じています。

5S推進活動を行ってきた中で、整理、整頓、清掃、清潔の4Sまでは、なんとか状態を改善させることが出来てきました。
しかし、最後の「しつけ」については、まだまだ改善を行う必要があると感じます。
5Sでの「しつけ」は、決められたルールを守ること、習慣化することを指します。
その中に「あいさつ」も含まれています。
ソフテックでの挨拶は今考えると酷い状態でした。

・	出社、帰宅時に社内に入るときの挨拶が聞こえない。
・	他の社員が挨拶をしても返さない。
・	来客があっても挨拶しない。
・	事務所の入り口に誰かがいるのがわかっても何もしない。

このような状態では5Sどころか業務にも影響を及ぼす可能性があり、大きな問題だと思います。

挨拶をしない原因その1

挨拶をしないような状況になった背景には、「挨拶をしない」という雰囲気があったためだということがわかってきました。　若手社員は先輩社員を見ていますから、雰囲気を作っている先輩社員が挨拶をしないと、若手社員も挨拶をしなくなります。　
挨拶をすることで、その人とコミュニケーションが取れるようになり、報連相も行われるようになります。

挨拶をしない原因その2

来客時に挨拶をしないということについての原因は他にもあり、『何を言えばいのかわからない』というものもありました。　店舗であればお客様には「いらっしゃいませ」、「ありがとうございました」などわかりやすいのですが、ソフテックの事業所は店舗ではなく事務所です。
そのため、お客様にどのような挨拶をするのがよいのかわからず、挨拶しないという人がいました。　挨拶の仕方がわからないので挨拶しないのは勿体ないと思います。　ソフテックの挨拶ガイドラインを決めて、社内に周知、実施させることで挨拶も行われるようになってきました。

挨拶の活性化のための行動

これまでも挨拶をするように何度も言われていましたが、十分に出来ているとはいえない状態でした。　同じやり方だけでは同じことの繰り返しになることは見えていましたので、荒療治として『挨拶運動』を考えました。
『挨拶運動』とは、出社時間に会社の入り口に立ち、出社する人に挨拶をするというものです。
「小学校、中学校じゃないのだから、、、今更そんなことするのか？」とか「そんなことして効果があるのか？」という考えもありましたが、挨拶活性化のために何か行動したいという思いがあり、実施することになりました。

挨拶運動を行うにあたり、まずは推進室員が挨拶運動を行いましたが、ソフテックはフレックスタイム勤務であるため、挨拶運動の実施時間と社員の出社時間が合っているのか？、挨拶を行う場所は適切か？など、手探りで進めていき、なんとか形にすることが出来ました。
何回か実施したころ、挨拶をされる人にもいろいろいることが見えてきました。


図1. 挨拶運動の様子

しっかりと挨拶を返してくれる人もいるのですが、そうでない人もいます。
たとえば、

・	挨拶運動を行っていることに、びっくりする人
・	ぼそぼそ小さな声で挨拶をする人
・	歩きながら挨拶する人
・	無視する人

などなど。

また、冬場にコートを脱いでから社内に入る人もおり、しっかりした人もいるのだなと思いました。
挨拶運動を通して、いろいろな人がいるなぁと思うとともに、自分の会社でこうだと、お客様のところに行っても同じなのではないかと心配になりました。

挨拶運動を始めてから、社内での挨拶が変わってきた頃、ソフテックに来社されるお客様から挨拶に関して「ソフテックさんの社員は、きちんとしていて、すごいですね。　挨拶などもウチとは全く違います」、「挨拶をしっかりしており、教育が行き届いている」という話を複数の会社の方から聞くことが出てきました。
まだまだ未熟な部分が多くありますが、お客様からこのような話を聞くことは今までなかったことですし、挨拶運動を行ううえでの励みにもなります。

挨拶運動の継続により、挨拶をする意識を持たせることで、挨拶をする雰囲気を作ることにつながっています。　今後も継続して気持ちのよい挨拶ができる雰囲気を作っていきたいと思います。

1. はじめに

2. ５Ｓ推進の改善

3. 「あいさつ」を活性化するために

4. これからの5S推進活動