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HOME > ソフテックだより > 第30号(2006年11月15日発行) 現場の声編「報告の重要性」

「ソフテックだより」では、ソフトウェア開発に関する情報や開発現場における社員の取り組みなどを定期的にお知らせしています。
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ソフテックだより 第30号(2006年11月15日発行)

現場の声編

「報告の重要性」

1.はじめに

報告には「作業経過・作業結果を伝える」と言う側面と「有益な情報を提供する」という側面があります。ソフテックの経営理念では、行動指針において次のように定めていて、報告を重要視しています。

“迅速透明 報連相”

簡単に説明しますと、「素早く、嘘偽りなく、率直な報告・連絡・相談をする。」という事です。
そのためにLotus Notes を導入し、会議室・掲示板・メール等の機能により報告をしやすい環境が構築されています。

もちろん私も報告をする必要があり、日々報告に追われて社会人生活を過ごしています。

2.なぜ報告するか?

なぜ報告は必要なのでしょうか?
私としては、一人で何でもできるのならば報告は必要ないとさえ考えます。
しかし、勿論そんな事はなく、いろいろな繋がりがあり、報告は必要不可欠です。

(1) 上司と部下

部下の報告により、上司は部下の状況を把握する事ができます。その報告を判断材料として取捨選択し、会社としての意思決定・目標決定を進めていきます。また、部下に対してアドバイス・次の指示を行います。

(2) 会社と会社

報告が不足すると意志の疎通が取れず、両社の信頼関係にも影響が出てきます。関係が悪化している場合では、ボタンの掛け違いとなってしまい悪循環していく事になります。

(3) 同僚との繋がり

報告により情報交換が可能となり、ノウハウやナレッジを共有することができるようになります。必ずしも不可欠という訳ではありませんが、報告があるのとないのでは大きな差となっていきます。同僚の報告を読む事により、良い点は見習う・悪い点は改善していくという行動を取ることができるようになります。
特に新入社員には有益なため、ソフテックでは新入社員同士の報告が届くように宛先とccに配慮しています。

(4) 頭の整理

報告を書く事により、自分の頭の中が整理され、落ち着く効果もあります。
ある上司からは「忙しい時こそ報告をしろ」と勧められています。自分自身を見つめ直す事により、残りの作業の整理などに効果的です。

私も報告を書いていると、すばらしい閃きが生まれ、順調に作業が進むという経験があります。報告を書く時間は、仕事の進捗に直接的には結びつかない事が多いですが、効率良く仕事を進めていくために報告は重要な役割を果たしています。

情報化社会となっている現在では、情報のもたらす効果は一層大きな役割を果たすようになってきています。、貴重な情報源となりうる報告は会社にとって必要です。
また、仕事における基本中の基本の技術とさえ言えます。

3.報告を書いて

私は報告が苦手です。とても苦手意識があります。そのため報告を書くのにも時間がかかってしまいがちです。(他の社員の1.5倍程度?)
私が苦手と感じる原因として以下のようなことが挙げられます。

・書きたい内容がはっきりしない!

書く内容をまとめきれずに、見切り発車で書き始めてしまいます。そのため「重要ではないような報告を書く」、「重要な報告を書き忘れる」といった事につながります。また、自分でも内容がはっきりしていないため、もちろん相手にも伝わり難い報告となってしまいます。

・文章構成力に欠けている!

苦労の末に書き終わっても、内容に不安が残ります。何度か見直しますが、良い報告に化ける事は滅多にありません。見直しのおかげで誤字脱字は少ないのですが、内容としてはとても薄いものとなっています。
今までは文章を書くという行為をなるべく避けて、人生を歩んでいました。
しかし、社会人である以上報告から逃れる事はできません。報告とうまく付き合っていかなければなりません。

4.最近の私の状況

最近も駄目な報告をしてしまい、上司より指導をいただきました。
以前は社長直々の指導をいただいた事もあります。

駄目な報告をしてしまう際には以下のような指摘を受けます。

  • 曖昧な表現を使わないように
  • 状況が浮かばない(臨場感がない)
  • 報告が遅い(報告が少ない)

以上の指摘を一言にまとめると「分かり難くて、役にたたない情報だ!」となり、読み手にとって一番ありがたくない報告になっている事がうかがえます。

例えば、複数人で関わる大きな仕事で報告をした際に、同じ状況を他の社員と私で報告をする事がありました。他の報告が先に出てきて、だいたい同じ内容だなと感じ、私も安心して報告を出しました。しかし、私の報告は、読み手に曖昧な表現となっており、他の報告とは全く違う状況を報告している事になりました。結果として、読み手に偽りの状況を伝える事になり、案の定お怒りの返答にてご指導いただく事になりました。

こんな私ですが、入社当時と比べれば成長はしています。しかし、会社から求められるレベルは日々高くなっていくのも当然です。常に上司の厳しい指導を受け成長の糧としています。

5.より良い報告を書くために

今まで受けた指導や様々な著書の意見を私なりに総合すると、良い報告とされるものは以下のように考えられます。

  • タイミングよく報告をする
  • 簡潔で適確な表現の報告をする
  • 読み手を意識した報告をする
(1) タイミングよく報告をする

好機を逃すと良い情報でも、全く価値がないものとなってしまいます。そのためソフテックでは行動指針に「迅速」という事を掲げています。迅速な報告により、会社は適切な行動を取る事ができるようになります。

(2) 簡潔で適確な表現の報告をする

長文だと読む気力が半減してしまいます(私の場合)。ポイントを押さえて、要点を適確に伝える事ができれば、だいぶ報告として良くなっていきます。ソフテックでは、報告の際に[要点]と[詳細]で構成することを推奨しています。

(3) 読み手を意識した報告をする

自分だけ分かるような自己本位な報告では意味がありません。相手が理解できないような報告では、どんなに重要な内容の報告をしても価値は落ちてしまいます。相手に伝わるということは重要な要素と言えます。

以上の事を考慮することで一歩進んだ報告ができるはずです。

6.最後に

良い報告をする事は、一朝一夕にできるようになるものではありません。
ましてや、頭で重要と分かっていたつもりの内容でも、実際に報告を書き始めるとなかなか上手くいきません。どんどん報告をし、慣れる事が一番の近道かもしれません。

今回、私はメルマガを書くことにより、「報告を改善する。」という目標を設定しました。この経験で少しは成長することができたのではないかと思います。
まだまだ稚拙な文章ですが、これからも良い報告ができるように向上していきます。
ご拝読ありがとうございました。

(T.N.)


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